Obveze KYC-a

Uvod u Poznavanje Vašeg Kupca

Proces Poznavanja klijenta (KYC) temelj je propisa o sprječavanju pranja novca (AML), osmišljen kako bi pomogao odvjetničkim društvima, pružateljima profesionalnih usluga i financijskim institucijama u provjeri identiteta svojih klijenata. Implementacijom robusnih KYC provjera, tvrtke mogu osigurati da surađuju samo s legitimnim pojedincima i subjektima, smanjujući rizik od pranja novca, financiranja terorizma i drugih financijskih zločina. Proces KYC uključuje prikupljanje i provjeru detaljnih informacija o identitetu, poslovnim aktivnostima i profilu rizika klijenta. To ne samo da pomaže odvjetničkim društvima da sigurno upravljaju sredstvima klijenata, već i potiče povjerenje i transparentnost u svakom poslovnom odnosu. Učinkoviti KYC postupci ključni su za usklađenost s nacionalnim i međunarodnim propisima, štiteći integritet tvrtke i šireg financijskog sustava.

Pravni zahtjevi za KYC

Odvjetnički uredi podliježu strogim zakonskim zahtjevima kada je u pitanju provedba KYC postupaka. Ti su zahtjevi utvrđeni u raznim nacionalnim i regionalnim propisima, a svi su usmjereni na borbu protiv pranja novca i osiguranje integriteta financijskog sustava. Na primjer, u Ujedinjenom Kraljevstvu odvjetnički uredi moraju se pridržavati Pravilnika o pranju novca, financiranju terorizma i prijenosu sredstava (informacije o platitelju) iz 2017., koji nalaže sveobuhvatne KYC provjere za sve klijente. U Sjedinjenim Američkim Državama, Zakon o bankarskoj tajni (BSA) i Zakon USA PATRIOT zahtijevaju od odvjetničkih ureda da provedu AML i KYC postupke za provjeru identiteta klijenata i praćenje transakcija. Bez obzira na jurisdikciju, odvjetnički uredi moraju provjeriti identitet svojih klijenata, razumjeti prirodu svog poslovanja i procijeniti rizik povezan sa svakim klijentom i transakcijom. Poštivanjem ovih zakonskih zahtjeva, uredi pomažu u sprječavanju zlouporabe svojih usluga za nezakonite aktivnosti i osiguravaju da se sa svim sredstvima klijenata postupa odgovorno.

Vodič za KYC obveze | Nizozemska zakonska usklađenost

Budući da smo pravno i porezno odvjetničko društvo osnovano u Nizozemskoj, dužni smo se pridržavati nizozemskih i EU zakona protiv pranja novca zakoni i propise koji nam nameću pravila usklađenosti kako bismo pribavili jasne dokaze o identitetu našeg klijenta kao zakonski zahtjev prije nego što započnemo pružanje usluga i poslovni odnos.

Kako bismo ispunili ove zahtjeve, trebat će nam sljedeći dokumenti za identifikaciju, provjeru adrese i provjeru poslovne prošlosti. Sljedeći pregled prikazuje koje podatke trebamo u većini slučajeva i format u kojem nam se ti podaci moraju dostaviti. Ako vam u bilo kojoj fazi zatrebaju dodatne smjernice, rado ćemo vam pružiti stručnu pomoć u ovom preliminarnom postupku.

Vaš identitet

Uvijek zahtijevamo originalnu ovjerenu kopiju dokumenta koji dokazuje vaše ime i vašu adresu. Ove dokumente treba provjeriti kako bi se osigurala njihova autentičnost i usklađenost s našim KYC postupcima. Ne možemo prihvatiti skenirane kopije. U slučaju da se fizički pojavite u našem uredu, možemo vas identificirati i napraviti kopiju dokumenata za našu evidenciju.

• Važeća potpisana putovnica (ovjerena i opskrbljena apostilom);

• Europska iskaznica;

Vaša adresa

Jedan od sljedećih originala ili ovjerene istinske kopije (stare ne više od 3 mjeseca):

• Službena potvrda o prebivalištu;

• Nedavni račun za plin, struju, kućni telefon ili drugu uslužnu mrežu;

• Aktualni lokalni porezni iskaz;

• Izjava banke ili financijske institucije.

Referentno pismo

U mnogim slučajevima tražit ćemo preporuku koju je izdao profesionalni pružatelj usluga koji poznaje osobu najmanje godinu dana (npr. javni bilježnik, odvjetnik ovlašteni računovođa ili banka), koji navodi da se pojedinac smatra uglednom osobom za koju se ne očekuje da je upletena u trgovinu drogama, organizirani kriminal ili terorizam.

Pozadina poslovanja

Kako bismo se pridržavali nametnutih zahtjeva za usklađenost, u mnogim ćemo slučajevima morati utvrditi vašu trenutnu poslovnu pozadinu; ovi se zahtjevi primjenjuju i na pojedince i na tvrtke koje podliježu KYC propisima. Ove informacije moraju biti potkrijepljene dokumentima, podacima i pouzdanim izvorima informacija, kao što su na primjer:

• Rezime;

• Nedavni izvadak iz trgovačkog registra;

• Komercijalne brošure i web stranice;

• Godišnja izvješća;

• Članci iz vijesti;

• Imenovanje odbora.

Tvrtke koje posluju u reguliranim sektorima moraju dostaviti dodatnu dokumentaciju kako bi dokazale usklađenost. Od tvrtki se također očekuje da razviju sveobuhvatne KYC politike kako bi se riješili svi relevantni aspekti usklađenosti. Različiti aspekti programa usklađenosti mogu zahtijevati posebnu dokumentaciju ili postupke.

Potvrda vašeg izvornog izvora bogatstva i sredstava

Jedan od najvažnijih zahtjeva za usklađenost koje moramo ispuniti jest utvrđivanje izvornog izvora novca koji koristite za financiranje tvrtke/subjekta/zaklade. Ovaj postupak pomaže u smanjenju rizika od pranja novca i financijskog kriminala. Odvjetnički uredi dužni su provoditi ove provjere kao dio svojih regulatornih obveza.

Dodatna dokumentacija (ako je uključena tvrtka/subjekt/zaklada)

Kada je u pitanju tvrtka, subjekt ili zaklada, odvjetnički uredi moraju poduzeti dodatne korake kako bi provjerili svoj identitet i poslovne aktivnosti. To često zahtijeva pribavljanje službenih dokumenata poput osnivačkih ugovora, potvrda o registraciji i poreznih identifikacijskih brojeva. Osim toga, odvjetnički uredi mogu morati provjeriti identitet ključnih osoba povezanih sa subjektom, uključujući direktore, dioničare i stvarne vlasnike. Temeljitim pregledom tih dokumenata i potvrđivanjem legitimnosti tvrtke i njezinih predstavnika, odvjetnički uredi mogu smanjiti rizik od pranja novca i osigurati usklađenost sa svim relevantnim propisima. Ova pažnja je ključna za upravljanje rizikom i održavanje integriteta usluga tvrtke.

Dodatna dokumentacija (ako je uključena tvrtka / subjekt / zaklada)

Ovisno o vrsti usluga koje trebate, strukturi o kojoj želite savjet i strukturi koju želite da uspostavimo, morat ćete dostaviti dodatnu dokumentaciju. KYC i AML politike moraju se provoditi za sve tvrtke, subjekte i zaklade kako bi se osigurala usklađenost.

Važnost usklađenosti s KYC-om u pravnoj praksi

Poštivanje KYC obveza nije samo zakonski zahtjev, već i ključni dio održavanja integriteta i ugleda naše tvrtke. Temeljitom provjerom identiteta klijenata i razumijevanjem njihove poslovne pozadine pomažemo u sprječavanju sudjelovanja u nezakonitim aktivnostima poput pranja novca, financiranja terorizma i drugih financijskih zločina. Učinkovito upravljanje igra ključnu ulogu u nadzoru procesa usklađenosti i procjene rizika, osiguravajući da se svi postupci pravilno provode i prate. Ovaj proces dubinske analize štiti i klijenta i tvrtku osiguravajući da su svi poslovni odnosi transparentni i u skladu s važećim propisima.

Sprječavanje financijskog kriminala uz KYC

KYC postupci ključni su alat u borbi protiv financijskog kriminala. Provjerom identiteta klijenta i stjecanjem jasnog razumijevanja njihovih poslovnih aktivnosti, odvjetnički uredi mogu identificirati i ublažiti rizike povezane s pranjem novca, financiranjem terorizma i drugim nezakonitim aktivnostima. Učinkovite KYC provjere omogućuju tvrtkama da otkriju sumnjive transakcije, poput neobičnih transfera ili neobjašnjivih izvora sredstava, te da ih prijave nadležnim tijelima. Za klijente koji se smatraju visokorizičnima, odvjetnički uredi mogu zatražiti dodatnu dokumentaciju, poput nedavnog bankovnog izvoda ili dokaza o adresi, kako bi osigurali temeljit proces dubinske analize. Provođenjem ovih mjera, odvjetnički uredi igraju ključnu ulogu u zaštiti financijskog sustava i održavanju najviših standarda pravne usklađenosti.

Upravljanje klijentima i procjena rizika

Kao dio naših postupaka usklađenosti, prilikom upravljanja sredstvima klijenata provodimo sveobuhvatnu procjenu rizika kako bismo identificirali sve potencijalne rizike povezane s klijentom ili transakcijom. To uključuje pregled financijske pozadine klijenta i pomno ispitivanje svih sumnjivih transakcija. Poduzimanje razumnih koraka za provjeru dostavljenih informacija pomaže nam ublažiti rizike i osigurava da se pridržavamo najviših standarda profesionalnog ponašanja.

Kontinuirano praćenje i obveze kupaca

Usklađenost s KYC-om je kontinuirani proces. Osim početne provjere, kontinuirano pratimo poslovni odnos i transakcije kako bismo otkrili bilo kakvu neobičnu ili sumnjivu aktivnost. Klijenti također imaju stalne obveze pružanja ažuriranih informacija i dokumentacije prema potrebi, osiguravajući da njihovi profili ostanu točni i u skladu s KYC propisima. Klijenti također imaju obvezu pružanja dodatnih informacija ili dokumentacije kada se to zatraži, što nam pomaže da održimo ažurno razumijevanje njihovog profila i osiguramo usklađenost tijekom cijelog trajanja odnosa.

Najbolje prakse za usklađenost s KYC-om

Kako bi se postigla učinkovita usklađenost s KYC-om, odvjetnički uredi trebali bi usvojiti skup najboljih praksi koje nadilaze osnovne regulatorne zahtjeve. To uključuje provođenje sveobuhvatnih procjena rizika za svakog klijenta, provjeru identiteta korištenjem pouzdanih i ažurnih dokumenata te kontinuirano praćenje aktivnosti klijenata radi sumnjivih transakcija. Uspostavljanje jasnih internih politika i postupaka za KYC provjere ključno je, kao i pružanje redovite obuke za osoblje kako bi se osiguralo da su opremljeni za prepoznavanje i upravljanje potencijalnim rizicima. Odvjetnički uredi također bi trebali imati uspostavljene protokole za postupanje s klijentima visokog rizika i prijavljivanje bilo kakvih sumnjivih aktivnosti nadležnim tijelima. Slijedeći ove najbolje prakse, odvjetnički uredi mogu smanjiti rizik od pranja novca i drugih financijskih kriminala, održati potpuno poštivanje zakonskih obveza i izgraditi trajno povjerenje sa svojim klijentima.