Zakon o elektroničkom arhiviranju u trgovačkim registrima: kako se vlada kreće s vremenom
Uvod
Pomoć međunarodnim klijentima koji imaju posao u Nizozemskoj dio je moje svakodnevne prakse. Napokon, Nizozemska je sjajna zemlja u kojoj posluju, ali učenje jezika ili navikavanje na nizozemske poslovne prakse mogu biti ponekad komplicirani za strane korporacije. Zbog toga se često cijeni pomoć pomoći. Opseg moje pomoći kreće se od pomaganja u složenim zadacima do pomaganja u komunikaciji s nizozemskim vlastima. Nedavno sam od klijenta dobio pitanje da objasnim što je točno navedeno u pismu nizozemske Gospodarske komore. Ovo jednostavno, iako važno i informativno pismo odnosilo se na novost u podnošenju financijskih izvještaja, koja će uskoro biti moguća samo elektroničkim putem. Pismo je rezultat želje vlade da krene u korak s vremenom, iskoristi prednosti elektroničke razmjene podataka i uvede standardizirani način rukovanja ovogodišnjim ponavljajućim procesom. Zbog toga se financijski izvještaji moraju pohraniti u elektroničkom obliku iz financijske godine 2016. ili 2017., kako je utjelovljeno u Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektroničkom arhiviranju u trgovačkim registrima), koji je uveden zajedno s Besluit elektronische deponiranje ručnih registara (Rješenje o elektroničkom upisu u trgovačke registre); potonji pruža dodatna, detaljna pravila. Dosta zalogaj, ali na što točno podrazumijevaju ovaj Zakon i Rezolucija?
Onda i danas
Ranije su financijski izvještaji mogli biti pohranjeni u Gospodarskoj komori i elektroničkim putem i na papiru. Nizozemski građanski zakonik još uvijek u velikoj mjeri poznaje odredbe na temelju pologa na papiru. Trenutno se ova metoda može smatrati zastarjelom i zapravo sam se pomalo iznenadio da taj razvoj događaja nije nastao ranije. Nije teško zamisliti da podnošenje financijskih izvještaja na papiru ima puno nedostataka u usporedbi s elektroničkim podnošenjem tih dokumenata gledajući s troškovne i vremenske perspektive. Razmislite o troškovima papira i troškovima i vremenu potrebnom za stavljanje godišnjih izvještaja na papir i njihovo podnošenje - također na papiru - Gospodarskoj komori, koja zatim mora obraditi te pisane dokumente, čak i ne spominjući vrijeme i troškove koji nastaju kad pustite računovođu da sastavi ili provjeri ove (nestandardizirane) financijske izvještaje. Stoga je vlada predložila da se koristi „SBR“ (skraćeno od: Standard Business Report), koji je standardizirana elektronička metoda stvaranja i podnošenja financijskih podataka i dokumenata, na temelju kataloga podataka (nizozemska taksonomija). Ovaj katalog sadrži definicije podataka koji se mogu koristiti za izradu financijskih izvještaja. Sljedeća prednost SBR metode je što će biti pojednostavljena ne samo razmjena podataka između korporacije i Gospodarske komore, već će kao rezultat standardizacije razmjena podataka s trećim stranama postati lakša. Male korporacije već mogu podnositi godišnje izvještaje elektroničkim putem upotrebom SBR metode od 2007. godine. Za srednje i velike poduzetnike ova je mogućnost uvedena 2015. godine.
Pa, kad i za koga?
Vlada je jasno stavila do znanja da je odgovor na to pitanje tipičan slučaj "pitanja veličine". Mala poduzeća bit će obvezna podnijeti financijske izvještaje elektroničkim putem putem SBR-a od financijske godine 2016. nadalje. Kao alternativa, male tvrtke koje (pripremaju i) same podnose financijske izvještaje imaju mogućnost polaganja izvještaja putem besplatne internetske usluge - usluge „zelf deponeren jaarrekening“ - koja djeluje od 2014. godine. Prednost ovog Usluga je da neko neće morati kupiti softver koji je "kompatibilan s SBR". Srednja poduzeća morat će podnijeti financijske izvještaje putem SBR-a od financijske godine 2017. nadalje. Također će se za ove tvrtke uvesti privremena, alternativna internetska usluga ("opstellen jaarrekening"). Ovom uslugom srednja poduzeća mogu sami sastavljati financijske izvještaje u XBRL formatu. Naknadno se te izjave mogu podnijeti putem internetskog portala („Digipoort“). To znači da korporacija neće nužno odmah kupiti softver "kompatibilan sa SBR". Ova će usluga biti privremena i oduzet će se nakon pet godina, računajući od 2017. godine. Velike tvrtke i srednje velike grupne strukture još uvijek nemaju obvezu podnošenja financijskih izvještaja putem SBR-a. To je zbog toga što se ove tvrtke moraju nositi s vrlo složenim setom zahtjeva. Očekuje se da će ove tvrtke imati priliku birati između podnošenja prijave putem SBR-a ili prijave putem određenog europskog formata od 2019. godine nadalje.
Nema pravila bez izuzetaka
Pravilo ne bi bilo pravilo ako nije bilo iznimki. Dva, da budem precizan. Nova pravila koja se tiču podnošenja financijskih izvještaja ne primjenjuju se na pravne osobe i tvrtke sa sjedištem izvan Nizozemske, koje na osnovi Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolucija komercijalnog registra 2008) imaju obvezu podnošenja financijskih dokumenata u Privrednoj komori, u mjeri i u obliku u kojem se ti dokumenti trebaju objaviti u zemlji sjedišta. Druga iznimka napravljena je za izdavatelje kako je definirano u članku 1: 1 Wft-a (Zakon o financijskom nadzoru) i podružnice izdavatelja, ako su ti izdavatelji sami. Izdavatelj je onaj tko želi izdati vrijednosne papire ili namjerava izdati vrijednosne papire.
Ostale točke pozornosti
Ipak, to nije sve. Pravne osobe same moraju uzeti u obzir neke važne dodatne aspekte. Jedan od tih aspekata je i činjenica da će pravna osoba ostati odgovorna za podnošenje financijskih izvještaja koja su u skladu sa zakonom. To između ostalog znači da bi financijski izvještaji trebali biti sposobni stvoriti takav uvid da se u dovoljnoj mjeri može procijeniti financijski položaj pravne osobe. Stoga savjetujem svakoj tvrtki da pažljivo provjeri podatke u financijskim izvještajima prije nego što se uvijek podnesu. Posljednje, ali ne najmanje bitno, obratite pažnju na činjenicu da će odbijanje podnošenja izjava na propisani način predstavljati prekršaj na temelju Zakona o gospodarskom prekršaju (Wet op de Economische Delicten). Sasvim povoljno, potvrđeno je da financijski izvještaji stvoreni metodom SBR mogu biti korišteni na sastanku dioničara za utvrđivanje tih izvještaja. Ovi računi također mogu biti podložni reviziji od strane računovođe u skladu s člankom 2: 393 nizozemskog Građanskog zakonika.
Zaključak
Uvođenjem Zakona o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima i pripadajuće Rezolucije, vlada je pokazala lijep djelić progresivnosti. Kao rezultat, za mala i srednja poduzeća postat će obvezno polaganje financijskih izvještaja elektroničkim putem iz 2016. i 2017. godine, osim ako tvrtka ne spada u područje jedne od izuzetaka. Prednosti su brojne. Ipak, savjetujem svim tvrtkama da se drže svog uma, jer konačna odgovornost ostaje na samim tvrtkama koje su dužne za podnošenje prijava, a kao direktor tvrtke, sigurno ne želite biti ostavljeni da se suoče sa posljedicama.
Kontakt
Ako imate dodatnih pitanja ili komentara nakon čitanja ovog članka, slobodno se obratite mr. Maxim Hodak, odvjetnik u Law & More putem maxim.hodak@lawandmore.nl ili mr. Tom Meevis, odvjetnik u Law & More putem tom.meevis@lawandmore.nl ili nas nazovite na +31 (0) 40-3690680.