Kao poslodavac, važno je ispravno pohranjivati podatke svojih zaposlenika. Pri tome ste dužni voditi kadrovsku evidenciju osobnih podataka radnika. Prilikom pohranjivanja takvih podataka potrebno je uzeti u obzir Opću uredbu o zaštiti podataka (AVG) i Opću uredbu o zaštiti podataka (UAVG). AVG poslodavcu nameće obveze u vezi s obradom osobnih podataka. Pomoću ovog kontrolnog popisa saznat ćete jesu li vaši osobni dosjei u skladu sa zahtjevima.
- Koji se podaci mogu obrađivati u personalnom dosjeu?
Osnovno pravilo koje se poštuje je da se mogu unijeti samo podaci potrebni za potrebe personalnog dosjea: uredno izvršavanje ugovora o radu sa zaposlenikom.
U svakom slučaju čuvat će se 'obični' osobni podaci kao što su:
- Ime;
- Adresa;
- Datum rođenja;
- Kopija putovnice/osobne iskaznice;
- BSN broj
- Potpisan ugovor o radu s uvjetima rada i aneksima;
- Podaci o učinku i razvoju zaposlenika, kao što su izvješća o procjeni.
Poslodavci mogu odlučiti proširiti dosje osoblja kako bi uključili druge podatke kao što su osobne bilješke poslodavca, evidencija izostanaka s posla, pritužbe, upozorenja, evidencija intervjua i tako dalje.
Kao poslodavac, važno je redovito ažurirati ove podatke kako bi se postigla točnost i točnost u odnosu na zakonska razdoblja čuvanja.
- Kada se mogu obrađivati 'obični' osobni podaci u personalnom dosjeu?
Poslodavac mora razmotriti kada i koji 'obični' osobni podaci mogu biti pohranjeni u personalnom dosjeu. Prema članku 6. AVG-a, poslodavci mogu pohraniti 'obične' osobne podatke u osobni dosje kroz 6 razloga. Ti razlozi uključuju:
- Zaposlenik je dao privolu za obradu;
- Obrada je potrebna za izvršenje ugovora o radu zaposlenika;
- Obrada je nužna zbog zakonske obveze poslodavca (kao što je plaćanje poreza i doprinosa);
- Obrada je nužna radi zaštite vitalnih interesa zaposlenika ili druge fizičke osobe (primjer je kada prijeti akutna opasnost, ali je zaposlenik mentalno nesposoban dati privolu);
- Obrada je nužna za javni interes/javni poredak;
- Obrada je nužna radi zadovoljenja legitimnih interesa poslodavca ili treće strane (osim kada interesi zaposlenika prevladavaju nad legitimnim interesima poslodavca).
- Koji se podaci ne smiju obrađivati u personalnom dosjeu?
Osim 'normalnih' podataka koji su uključeni u datoteku, postoje i podaci koji (u normalnim okolnostima) ne bi trebali biti uključeni jer su posebno osjetljive prirode. Ovo su 'posebni' podaci i uključuju:
- Vjerovanja;
- Seksualna orijentacija;
- Rasa ili etnička pripadnost;
- Medicinski podaci (uključujući kada ih dobrovoljno dostavi zaposlenik).
'Posebni' podaci mogu se pohraniti pod AVG samo u 10 iznimaka. Tri glavne iznimke su sljedeće:
- Zaposlenik je dao izričitu suglasnost za obradu;
- Obrađujete osobne podatke koje je sam zaposlenik namjerno otkrio;
- Obrada je nužna zbog prevladavajućeg javnog interesa (za pozivanje na to potrebna je nizozemska pravna osnova).
- Mjere zaštite kadrovske datoteke
Kome je dozvoljen uvid u personalni dosje?
Kadrovski dosje mogu razgledavati samo osobe kojima je pristup nužan za obavljanje poslova. Te osobe uključuju, primjerice, poslodavca i zaposlenike kadrovske službe. Sam zaposlenik također ima pravo uvida u svoj personalni dosje i ispravke netočnih podataka.
Sigurnosni zahtjevi za datoteku
Osim toga, važno je uzeti u obzir da AVG nameće zahtjeve za digitalnu ili papirnatu pohranu osobnih datoteka. Kao poslodavac dužni ste poduzeti mjere za zaštitu privatnosti zaposlenika. Datoteka stoga mora biti zaštićena od kibernetičkog kriminala, neovlaštenog pristupa, izmjene ili brisanja.
- Razdoblje čuvanja dosjea osoblja
AVG navodi da se osobni podaci mogu čuvati ograničeno razdoblje. Neki podaci podliježu zakonskom roku čuvanja. Za ostale podatke poslodavac je dužan odrediti rokove za brisanje ili periodičnu provjeru točnosti podataka. AVG navodi da se moraju poduzeti razumne mjere kako bi se osiguralo da se netočni podaci čuvaju u arhivi.
Želite li znati više o razdobljima čuvanja dosjea osoblja? Zatim pročitajte naš blog razdoblja čuvanja dosjea zaposlenika.
Ispunjava li vaš osobni dosje gore navedene zahtjeve? Onda su šanse da je kompatibilan s AVG-om.
Ako nakon čitanja ovog bloga i dalje imate pitanja o osobnom dosjeu ili o AVG-u, obratite nam se. Naše odvjetnici za zapošljavanje rado će vam pomoći!