Okvir korporativnog upravljanja: tko odlučuje, a tko nadzire?

Okvir korporativnog upravljanja je skup pravila koji određuje tko u vašoj tvrtki odlučuje o čemu, tko nadzire i kako direktori odgovaraju za svoje odluke. U Nizozemskoj je većina tog okvira propisana zakonom u Knjizi 2 nizozemskog Građanskog zakonika (Burgerlijk Wetboek, BW); nizozemski Kodeks korporativnog upravljanja dodaje obvezujuća pravila „pridržavaj se ili objasni“ samo za tvrtke koje kotiraju na burzi.

Za privatnu tvrtku (bv) okvir se uglavnom sastoji od statuta, ugovora dioničara i nekoliko internih pravila. Za tvrtke koje kotiraju na burzi ili velike tvrtke, on također uključuje nadzornu strukturu, odbore i opsežne dužnosti izvještavanja. U nastavku objašnjavamo pravne temelje, izbore koje možete napraviti i korake za uspostavljanje funkcionalnog okvira.

Zašto je okvir upravljanja važan?

Jasan okvir sprječava sporove oko ovlasti i štiti direktore od odgovornosti. Također pokazuje investitorima, bankama i regulatorima da se odluke donose s oprezom.

Prema nizozemskom zakonu, direktori moraju pravilno obavljati svoje dužnosti (članak 2:9 BW). Ako odluka pođe po zlu, postavlja se pitanje je li direktor postupio s dužnom pažnjom, uzeo u obzir ispravne informacije i poštovao interna pravila. Okvir koji bilježi tko što odlučuje i na temelju čega, najbolji je dokaz da je to bio slučaj.

Što nizozemski zakon kaže o udjelu tvrtke?

Direktori moraju djelovati u interesu tvrtke i njezina poslovanja (vennootschappelijk belang). To nije samo interes dioničara.

Vrhovni sud (Hoge Raad) potvrdio je u presudi u Cancunu (ECLI:NL:HR:2014:797) da direktori moraju uzeti u obzir interese svih uključenih u društvo, kao što su dioničari, zaposlenici i vjerovnici. Dok služe interesima društva, direktori moraju izbjegavati nepotrebno ili nesrazmjerno nanošenje štete tim dionicima.

Jednoslojna ili dvoslojna ploča: koja struktura odgovara?

Nizozemski zakon dopušta oboje. U dvoslojnoj strukturi uprava vodi tvrtku, a zasebni nadzorni odbor (raad van commissarissen) je nadzire; u jednoslojnoj strukturi izvršni i neizvršni direktori sjede zajedno u jednom odboru.

Dvoslojna upravna ploča

Dvostupanjski odbor je tradicionalni nizozemski model. Uprava (bestuur) upravlja tvrtkom. Nadzorni odbor nadzire upravljanje i opći tijek poslova te savjetuje upravu.

Nadzorni direktori također moraju djelovati u interesu tvrtke. Oni nisu predstavnici dioničara koji su ih imenovali. Njihova je dužnost neovisno nadzirati, postavljati kritička pitanja i biti pravilno informirani.

Jednoslojna ploča

Od 1. siječnja 2013. bv ili nev mogu se odlučiti za jednostupanjski upravni odbor (članak 2:129a i članak 2:239a BW). Izvršni direktori upravljaju tvrtkom; neizvršni direktori nadgledaju.

Zakon zahtijeva da predsjednik jednostupanjskog upravnog odbora bude neizvršni direktor te da se podjela zadataka zabilježi u statutu ili pravilima upravnog odbora. Jednostupanjski model često biraju međunarodne grupe koje su s njim upoznate, ali on zahtijeva jasne sporazume o informacijama i odgovornosti. U načelu, svi direktori dijele kolektivnu odgovornost, što pravilnu podjelu zadataka čini važnom za neizvršne direktore.

Kada je nadzorna struktura obavezna?

Za većinu privatnih tvrtki nadzorni odbor je neobavezan. Postaje obavezan prema režimu velikih tvrtki (structuurregime) kada tvrtka ispunjava zakonske kriterije tri godine zaredom.

Ti kriteriji su, ukratko: izdani kapital i rezerve iznad zakonskog praga, radničko vijeće osnovano prema zakonskoj obvezi i najmanje 100 zaposlenika u Nizozemskoj (članci 2:153 i 2:263 BW). Društvo unutar režima mora imati nadzorni odbor ili jednostupanjski odbor s usporedivim ovlastima. Nadzorni odbor tada dobiva ovlasti, kao što je imenovanje i razrješenje direktora u punom režimu, a radničko vijeće dobiva pravo preporučiti trećinu nadzornih direktora. Postoje izuzeća i ublaženi režim za određene međunarodne grupe.

Tko o čemu odlučuje: dioničari, uprava i nadzornici?

Glavna skupština (algemene vergadering) imenuje i razrješava direktore, usvaja godišnje financijske izvještaje i odlučuje o izmjenama i dopunama statuta. Uprava upravlja društvom i predstavlja ga.

Za bv (društvo s ograničenom odgovornošću), glavna skupština mora se sastati ili donijeti pisanu odluku najmanje jednom godišnje (članak 2:218 BW); za nevladinu organizaciju (nv) godišnja skupština mora se održati u roku od šest mjeseci od kraja financijske godine (članak 2:108 BW). Statut može dati glavnoj skupštini ovlast da daje upute upravi. Uprava mora slijediti te upute osim ako nisu u sukobu s interesima tvrtke (članak 2:239(4) BW).

Većina okvira dodaje popis rezerviranih pitanja: odluke koje zahtijevaju prethodno odobrenje glavne skupštine ili nadzornog odbora. Primjeri su akvizicije iznad određenog iznosa, preuzimanje značajnog duga, ulazak na nova tržišta i imenovanje višeg menadžmenta. Takva prava odobrenja funkcioniraju interno. Prema trećim stranama, direktor koji je ovlašten zastupati društvo općenito ga i dalje može obvezati, čak i bez internog odobrenja (Članak 2:240(3) BW). Naš članak o ugovoru dioničara objašnjava kako dioničari mogu međusobno evidentirati daljnje dogovore.

Kako se evidentiraju prava odlučivanja?

Upišite osnovna pravila u statut, a detalje u pravila odbora i matricu odobrenja. To održava stabilnost statuta dok se svakodnevna pravila mogu prilagođavati.

Praktična matrica odobravanja utvrđuje, za svaku vrstu odluke, tko je priprema, tko odlučuje i tko je mora odobriti, s novčanim pragovima i pravilima supotpisivanja. Također bilježi kako se rješavaju sukobi i kako se odluke zapisuju. Zapisnici i dopisi o odlukama vaš su kasniji dokaz da je odbor postupao s pažnjom.

Koje dužnosti imaju direktori?

Direktori moraju propisno obavljati svoje dužnosti, djelovati u interesu tvrtke i suzdržati se od donošenja odluka u kojima imaju sukob osobnih interesa. Kršenje tih dužnosti može dovesti do osobne odgovornosti.

Sukob interesa

Direktor s izravnim ili neizravnim osobnim interesom koji je u sukobu s interesom društva ne smije sudjelovati u vijećanjima i donošenju odluka (članak 2:129(6) i članak 2:239(6) BW). Ako se kao rezultat toga ne može donijeti odluka upravnog odbora, odluku donosi nadzorni odbor ili, ako je nema, glavna skupština, osim ako statutom nije drugačije određeno.

Transakcije s povezanim stranama, kao što su vlastita tvrtka direktora ili većinski dioničar, zaslužuju zaseban postupak. Zabilježite tko je prijavio interes, tko je odlučio i pod kojim uvjetima. Za tvrtke koje kotiraju na burzi, zakon dodaje posebna pravila o značajnim transakcijama s povezanim stranama.

Odgovornost direktora

Direktor je odgovoran prema društvu samo ako mu se može ozbiljno pripisati krivnja (ernstig verwijt) za nepravilno obavljanje dužnosti. Prema trećim stranama i u stečaju mogu se primjenjivati ​​stroža pravila.

U stečaju, direktori mogu biti zajednički odgovorni za deficit ako su očito nepropisno obavljali svoje dužnosti, a to je važan uzrok stečaja (Članak 2:248 BW). Nevođenje urednog računovodstva ili nepravovremeno podnošenje godišnjih financijskih izvještaja stvara pravnu pretpostavku da su dužnosti nepropisno obavljane. Privatno društvo može vršiti isplate dioničarima samo ako ih uprava odobri i društvo nakon toga može nastaviti plaćati svoje dugove (Članak 2:216 BW). Naši članci o odgovornosti direktora i financijskoj sigurnosti unutar korporativnog prava detaljnije raspravljaju o tim rizicima.

Dobar okvir smanjuje te rizike. Dokumentira koje je informacije uprava imala, kako su rizici procijenjeni i tko je odobrio odluku. Razrješnica (defrancue) od strane glavne skupštine pokriva samo činjenice koje su bile očite iz godišnjih izvještaja ili su na drugi način otkrivene skupštini, a osiguranje direktora i službenika obično isključuje namjerno kršenje pravila ponašanja.

Kako organizirate upravljanje rizicima i internu kontrolu?

Uprava je odgovorna za utvrđivanje glavnih rizika i za kontrole koje ih održavaju unutar prihvatljivih granica. Nadzorni odbor ili neizvršni direktori to nadziru.

Mnoge tvrtke koriste priznate modele, kao što su COSO za internu kontrolu, ISO 31000 za upravljanje rizicima i model s tri linije, u kojem uprava preuzima rizike, funkcija usklađenosti postavlja politiku, a interna revizija daje neovisno jamstvo. Za tvrtke koje kotiraju na burzi, odredba o najboljoj praksi 1.4.3 nizozemskog Kodeksa korporativnog upravljanja zahtijeva izjavu o kontroli u izvješću uprave.

Za manju tvrtku funkcionira jednostavniji sustav: podjela dužnosti za plaćanja, načelo četiri oka iznad određenog iznosa, mjesečno financijsko zatvaranje i kratki registar rizika s vlasnicima. Ključna je stvar da uprava može pokazati da je znala za glavne rizike i djelovala u vezi s njima.

Što biste trebali osigurati za integritet i prijavljivanje nepravilnosti?

Poslodavci s 50 ili više zaposlenika moraju imati interni postupak prijavljivanja sumnjivih nepravilnosti prema Zakonu o zaštiti zviždača (Wet bescherming klokkenluiders). Prijavitelji su zaštićeni od odmazde.

Kodeks ponašanja utvrđuje pravila o sukobima interesa, darovima i sprječavanju podmićivanja. Kanal za prijavu funkcionira samo ako mu ljudi vjeruju. To zahtijeva povjerljivo postupanje, jasan postupak istrage i odbor ili odbor koji prati prijave i naučene lekcije.

Koju ulogu imaju radničko vijeće i druge zainteresirane strane?

Tvrtka s 50 ili više zaposlenika u Nizozemskoj mora osnovati radničko vijeće (ondernemingsraad) prema Zakonu o radničkim vijećima (Wet op de ondernemingsraden, WOR). Radničko vijeće ima pravo biti konzultirano o važnim gospodarskim odlukama i pravo suglasnosti o važnim pravilima o zapošljavanju.

Pravo na savjet obuhvaća odluke poput prijenosa kontrole, reorganizacije, značajnog ulaganja ili imenovanja ili razrješenja direktora (članak 25. i članak 30. Zakona o radu). Savjet se mora zatražiti u fazi kada još uvijek može utjecati na odluku. Pravo na pristanak obuhvaća aranžmane poput mirovina, radnog vremena i sustava praćenja osoblja (članak 27. Zakona o radu). Ugradite ta prava u planiranje odluka, a ne kao naknadnu misao.

Dioničari ostvaruju svoja prava na glavnoj skupštini. Društva koja kotiraju na burzi također održavaju dijalog s investitorima. Banke i drugi financijeri često imaju prava na informacije i odobrenje prema dokumentaciji o kreditu, što bi se trebalo odraziti u matrici odobrenja.

Koje se obveze izvještavanja primjenjuju?

Svako poslovno i nevladino društvo mora pripremiti godišnje financijske izvještaje i, ovisno o veličini, izvješće o upravljanju te ih podnijeti Trgovinskoj komori (KvK). Veće tvrtke također moraju revidirati financijske izvještaje.

Za bv, uprava priprema godišnje financijske izvještaje u roku od pet mjeseci od kraja financijske godine; glavna skupština može to produžiti za najviše pet mjeseci (Članak 2:210 BW). Nakon usvajanja, financijski izvještaji moraju se podnijeti KvK-u u roku od osam dana, a u svakom slučaju u roku od dvanaest mjeseci od kraja financijske godine. Zakašnjelo podnošenje može dovesti do novčane kazne, a u stečaju i do pretpostavke nepravilnog upravljanja spomenute gore.

Izvještavanje o održivosti prema Direktivi EU o korporativnom izvještavanju o održivosti (CSRD) primjenjuje se na velike i tvrtke koje kotiraju na burzi. EU je 2025. promijenio njezin opseg i vremenski okvir, stoga provjerite spada li i kada vaša tvrtka u nju.

Kada se primjenjuje nizozemski Kodeks korporativnog upravljanja?

Kodeks se primjenjuje na tvrtke koje kotiraju na burzi s registriranim sjedištem u Nizozemskoj. U svom izvješću o upravljanju moraju navesti pridržavaju li se njegovih načela i odredbi o najboljoj praksi te objasniti svako odstupanje.

Ova obveza „pridržavaj se ili objasni“ ima zakonsku osnovu u članku 2:391 BW i povezanoj uredbi o sadržaju izvješća uprave. Trenutna verzija Kodeksa datira iz prosinca 2022. i posvećuje više pažnje održivom dugoročnom stvaranju vrijednosti, raznolikosti i kulturi tvrtke. Odbor za nadzor korporativnog upravljanja izvještava o tome kako ga tvrtke primjenjuju.

Neuvrštene tvrtke nisu obvezane Kodeksom, ali mnoge ga koriste kao referencu, na primjer kada se pripremaju za investitore ili prodaju. Odaberite elemente koji odgovaraju vašoj veličini umjesto da kopirate cijeli Kodeks.

Raznolikost u upravi

Od 1. siječnja 2022. nadzorni odbor nevladine organizacije koja kotira na burzi mora se sastojati od najmanje jedne trećine muškaraca i najmanje jedne trećine žena. Imenovanje koje ne ispunjava ovaj uvjet je ništavno.

Velika nova i poslovna poduzeća također moraju postaviti odgovarajuće i ambiciozne ciljeve za rodnu ravnotežu u svojim upravnim odborima, nadzornim odborima i višem menadžmentu, izraditi plan za njihovo postizanje i o tome godišnje izvještavati Socijalno-ekonomsko vijeće (SER).

Koja pravila EU utječu na upravljanje?

Osim nizozemskog prava trgovačkih društava, nekoliko pravila EU-a izravno stavlja odgovornosti na upravni odbor. Najvažnija se odnose na zaštitu podataka, kibernetičku sigurnost i umjetnu inteligenciju.

• Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) zahtijeva od tvrtke da bude u mogućnosti dokazati usklađenost, imenovati službenika za zaštitu podataka u određenim slučajevima i prijaviti povrede podataka nizozemskom Agenciji za zaštitu podataka (Autoriteit Persoonsgegevens) u roku od 72 sata.
• Direktiva NIS2, provedena u Nizozemskoj putem Zakona o kibernetičkoj sigurnosti (Cyberbeveiligingswet), zahtijeva od subjekata na koje se odnosi da poduzmu mjere kibernetičke sigurnosti koje odobrava i nadzire upravljačko tijelo.
• Zakon EU o umjetnoj inteligenciji, koji je stupio na snagu 1. kolovoza 2024. i primjenjuje se u fazama, propisuje dužnosti za tvrtke koje razvijaju ili koriste sustave umjetne inteligencije, ovisno o razini rizika.

Dodijelite odgovornost za svako od ovih područja imenovanom članu odbora i osigurajte da odbor redovito prima izvješća.

Kako prilagođavate upravljanje svojoj tvrtki?

Održavajte okvir proporcionalnim. Startupu su potrebna jasna prava odlučivanja i osnovne kontrole; grupi sa stranim podružnicama potrebna je zajednička osnova s ​​lokalnim dodacima.

Grupe i prekogranične operacije

U grupi, matična tvrtka postavlja osnovne politike i rezervirana pitanja. Upravni odbor svake podružnice i dalje mora djelovati u interesu vlastite tvrtke.

Ta napetost je važna u praksi. Uputa matične tvrtke koja šteti podružnici, na primjer premještanjem imovine iz nje, može izložiti direktore podružnice odgovornosti. Vodite središnji registar subjekta s direktorima, potpisnicima i datumima podnošenja te osigurajte da se lokalni odbori doista sastaju i odlučuju.

Zaklade i udruge

Od 1. srpnja 2021. Zakon o upravljanju i nadzoru pravnih subjekata (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) primjenjuje slična pravila o dužnostima, sukobu interesa i odgovornosti na zaklade i udruge.

Što biste trebali provjeriti kao direktor?

Kao direktor snosite osobnu odgovornost prema člancima 2:9 i 2:248 BW, stoga provjerite štiti li vas okvir u praksi:

• Znate li koje odluke zahtijevaju prethodno odobrenje prema statutu ili ugovoru dioničara i je li to odobrenje zabilježeno?
• Jeste li prijavili svaki sukob osobnih interesa i ostali izvan te odluke (Članak 2:239(6) BW za bv)?
• Jesu li odluke odbora zapisane, s informacijama na kojima su donesene?
• Jesu li godišnji financijski izvještaji pripremljeni i podneseni KvK-u u zakonskim rokovima?
• Je li radničko vijeće na vrijeme zatraženo za savjet o odlukama navedenim u članku 25. WOR-a?

Što biste trebali provjeriti kao dioničar?

Kao dioničar ostvarujete svoj utjecaj putem glavne skupštine i dokumenata koje potpisujete, stoga provjerite:

• Koje odluke su prema statutu dodijeljene glavnoj skupštini i možete li davati upute upravnom odboru (Članak 2:239(4) BW).
• Tko imenuje i razrješava direktore i nadzorne članove te ograničava li režim velikih tvrtki to pravo.
• Koja prava na informacije imate između sastanaka, prema zakonu ili ugovoru dioničara.
• Jesu li raspodjele testirane prema testu raspodjele iz članka 2:216 BW prije nego što ih primite.
• Kako se rješavaju zastoji i izlazak, na primjer klauzulom o prijenosu ili postupkom istrage (enquêteprocedure) u Poduzetničkoj komori.

Što možemo učiniti za vas s vašim okvirom upravljanja?

Naš tim za korporativno pravo uspostavlja i pregledava upravljanje za nizozemske i međunarodne tvrtke:

• Pregledavamo vaš statut i ugovor dioničara u odnosu na Knjigu 2 BW i vaše stvarno donošenje odluka.
• Izrađujemo pravila odbora, matricu odobrenja i postupak za sukob interesa.
• Procjenjujemo primjenjuje li se režim za velike tvrtke i koji je režim izuzeća ili ublaženih mjera dostupan.
• Prava na savjetovanje i suglasnost radničkog vijeća planiramo u donošenju važnih odluka poput reorganizacije ili prodaje.
• Savjetujemo direktore o izloženosti osobnoj odgovornosti prije donošenja visokorizične odluke.

Rezime

• Okvir korporativnog upravljanja određuje tko odlučuje, tko nadzire i kako direktori odgovaraju za svoje odluke.
• U Nizozemskoj su osnovna pravila navedena u Knjizi 2 BW; nizozemski Kodeks korporativnog upravljanja primjenjuje se na tvrtke koje kotiraju na burzi na temelju principa "pridržavaj se ili objasni".
• Direktori moraju djelovati u interesu tvrtke, što uključuje interese zaposlenika, vjerovnika i drugih dionika.
• Možete birati između dvostupanjskog i jednostupanjskog odbora; režim velikih tvrtki čini nadzor obveznim.
• Zabilježite ovlasti u statutima, pravilima odbora i matrici odobrenja te na vrijeme uključite radničko vijeće.

Zakonska pravila mogu se naći u Knjizi 2 nizozemskog građanskog zakonika.

Često postavljana pitanja