Korporativno upravljanje u Nizozemskoj: pravila za poslovne subjekte i nevladine organizacije

Obveze korporativnog upravljanja za nizozemske tvrtke dolaze iz tri izvora: Knjige 2 nizozemskog građanskog zakonika (BW), nizozemskog Kodeksa korporativnog upravljanja za tvrtke uvrštene na burzu i sektorskih propisa za financijske institucije i druga regulirana poduzeća. Većina pogrešaka u usklađenosti nastaje kada se ti slojevi pomiješaju, na primjer kada privatna tvrtka pretpostavlja da se Kodeks na nju odnosi ili tvrtka uvrštena na burzu tretira Kodeks kao neobavezan.

Za privatnu tvrtku praktična jezgra je skromna, ali često zanemarena: odluke koje donosi odgovarajuće tijelo, postupak za sukob interesa, odgovarajuća evidencija i godišnji računi podneseni na vrijeme. Propuštanje roka za podnošenje ima ozbiljne posljedice, jer u stečaju dovodi do pretpostavke nepravilnog upravljanja.

Koja pravila vrijede za vašu tvrtku?

Svaki nizozemski poslovni subjekt (BV) i nevladina organizacija (NV) podliježe obveznim pravilima Knjige 2 BW. Nizozemski kodeks korporativnog upravljanja primjenjuje se samo na tvrtke koje kotiraju na burzi, a sektorska pravila primjenjuju se samo ako poslujete u reguliranom sektoru.

Knjiga 2 BW određuje tko što radi unutar društva: uprava (bestuur) vodi društvo, nadzorni odbor (raad van commissarissen) nadzire ga ako postoji, a glavna skupština (algemene vergadering) dioničara donosi odluke koje su joj zakonom ili statutom dodijeljene. Ova pravila primjenjuju se na društvo s ograničenom odgovornošću (besloten vennootschap, BV) i na dioničko društvo (naamloze vennootschap, NV), s razlikama u detaljima. Zakonski tekst dostupan je na wetten.overheid.nl.

Nizozemski Kodeks korporativnog upravljanja sadrži načela i odredbe o najboljoj praksi za tvrtke koje kotiraju na burzi. Tvrtke koje kotiraju na burzi moraju u svom izvješću o upravljanju izvijestiti pridržavaju li se njega i objasniti svako odstupanje. Trenutni tekst objavio je Odbor za nadzor Kodeks korporativnog upravljanja na mccg.nl.

Banke, osiguravatelji, investicijske tvrtke i neka druga poduzeća suočavaju se s dodatnim pravilima upravljanja, na primjer o prikladnosti i integritetu direktora, pod nadzorom De Nederlandsche Bank (DNB) i Nizozemske agencije za financijska tržišta (AFM). Ako je vaše poslovanje regulirano, ta pravila imaju prednost nad pravom trgovačkih društava.

Trebate li dvoslojnu ploču?

Ne u načelu. BV ili NV može poslovati samo s upravom, s upravom i nadzornim odborom (dvostupanjski) ili s jednim odborom izvršnih i neizvršnih direktora (jednostupanjski, članak 2:129a i članak 2:239a BW).

Nadzorni odbor postaje obavezan prema strukturnom režimu (structuurregime) za velike tvrtke. Taj se režim primjenjuje kada tvrtka ispunjava tri kriterija tijekom neprekidnog razdoblja: njezin temeljni kapital i rezerve prelaze prag utvrđen uredbom, ona ili ovisno društvo ima radničko vijeće i zapošljava najmanje 100 ljudi u Nizozemskoj. Nadzorni odbor strukturnog društva ima dodatne ovlasti, kao što je imenovanje direktora u režimu pune strukture. Jednostupanjski odbor s neizvršnim direktorima može zamijeniti nadzorni odbor.

Manjim tvrtkama rijetko je potreban nadzorni odbor. Investitori ponekad traže nadzorni odbor ili savjetodavni odbor; savjetodavni odbor bez osnove u statutu nema zakonske ovlasti prema Knjizi 2 BW.

Koje dužnosti imaju direktori?

Direktori moraju obavljati svoje dužnosti propisno i u interesu tvrtke i njezina poslovanja (članak 2:9 i članak 2:129 ili 2:239 BW). Taj interes uključuje interese dioničara, zaposlenika i drugih zainteresiranih strana.

Uprava je kolektivno odgovorna, čak i ako su direktori podijelili zadatke među sobom. Prema članku 2:9(2) BW-a, direktor se oslobađa odgovornosti za nepravilno upravljanje samo ako stvar nije bila njegova odgovornost prema podjeli zadataka, ne može ga se za to kriviti i nije bio nemaran u poduzimanju mjera za sprječavanje posljedica. U praksi to znači da direktor ne može jednostavno reći da su financije bile područje rada kolege.

Direktor je osobno odgovoran društvu samo ako mu se može uputiti ozbiljna pritužba (ernstig verwijt). To je visoki prag. Djelovanje protivno statutu, ignoriranje jasnih upozorenja ili preuzimanje neprihvatljivih rizika može ga ispuniti. Direktori mogu biti odgovorni i trećim stranama, na primjer ako uzrokuju da društvo preuzme obveze iako su znali ili su trebali znati da ih ono ne može ispuniti.

Svake godine glavna skupština može dati direktorima razrješnicu ( decharge ) za njihovo upravljanje. Razrješnica nije automatska i ima ograničenja. Prema nizozemskoj sudskoj praksi, ona pokriva samo ono što su dioničari mogli znati iz godišnjih financijskih izvještaja ili iz informacija koje su im na drugi način dostavljene. Ne štiti direktora od potraživanja stečajnog upravitelja u ime vjerovnika.

Direktori također moraju voditi urednu evidenciju o financijskom stanju tvrtke, tako da se njezina prava i obveze mogu utvrditi u bilo kojem trenutku (Članak 2:10 BW). Ta se evidencija mora čuvati sedam godina. U stečaju, loša evidencija dovodi do iste pretpostavke nepravilnog upravljanja kao i kasno podnošenje godišnjih financijskih izvještaja.

Kako se nosite sa sukobom interesa?

Direktor s izravnim ili neizravnim osobnim interesom koji je u sukobu s interesom društva ne može sudjelovati u raspravama i donošenju odluka o tom pitanju (članak 2:129(6) i članak 2:239(6) BW). Ako se kao rezultat toga ne može donijeti nikakva odluka, odlučuje nadzorni odbor ili glavna skupština ako nema nadzornog odbora, osim ako statutom nije drugačije određeno.

Sukob interesa postoji kada se od direktora ne može očekivati ​​da služi interesima tvrtke s potrebnim integritetom i objektivnošću, na primjer kada tvrtka sklapa ugovor s drugom tvrtkom u vlasništvu tog direktora. U zapisnik zabilježite da direktor nije sudjelovao i zašto. Odluka donesena kršenjem pravila o sukobu interesa može se poništiti, a direktor koji ignorira pravilo izloženiji je odgovornosti.

Primjer za ilustraciju: poslovno društvo ima dva direktora, od kojih je jedan ujedno i vlasnik tvrtke koja će poslovnom društvu iznajmiti zgradu. Taj direktor treba prijaviti sukob interesa, napustiti raspravu i ne glasati. Drugi direktor odlučuje sam, a zapisnik bilježi zašto je najamnina na tržišnoj razini. Ako se statutom u toj situaciji odluka daje nadzornom odboru ili glavnoj skupštini, to tijelo donosi odluku umjesto njega.

U društvu s jedinim direktorom koji je ujedno i jedini dioničar, odluku donosi glavna skupština. I dalje je preporučljivo da se to zabilježi u pisanom obliku, jer će stečajni upravitelj kasnije pomno proučiti takve transakcije.

Koje odluke pripadaju dioničarima?

Glavna skupština ima sve ovlasti koje zakon ili statut ne dodjeljuju upravi ili drugim tijelima. To uključuje usvajanje godišnjih financijskih izvještaja, izmjenu statuta, imenovanje i razrješenje direktora te, u slučaju poslovnog subjekta, odlučivanje o raspodjeli.

Dioničari imaju pravo prisustvovati i govoriti na glavnoj skupštini te, ovisno o svojim dionicama, glasati. Od Zakona Flex BV iz 2012., statutom BV-a mogu se stvoriti dionice bez prava glasa ili bez prava na dobit. Statutom se također može od uprave zahtijevati da slijedi upute glavne skupštine, sve dok te upute nisu u sukobu s interesima društva.

Raspodjela dioničarima u poslovnom društvu podliježe dvama testovima. Vlasnički kapital mora premašiti rezerve koje se moraju održavati, a uprava mora odobriti raspodjelu, što može učiniti samo ako društvo nakon toga može nastaviti plaćati svoje dospjele dugove (Članak 2:216 BW). Direktori koji odobre raspodjelu iako su znali ili su trebali predvidjeti da društvo neće moći nastaviti plaćati svoje dugove solidarno su odgovorni za manjak.

Kada morate pripremiti i podnijeti godišnje financijske izvještaje?

Uprava mora pripremiti godišnje financijske izvještaje u roku od pet mjeseci nakon završetka financijske godine, a taj rok glavna skupština može produžiti za najviše pet mjeseci (članak 2:210 BW za BV). Financijski izvještaji moraju se podnijeti Trgovačkoj komori (KvK) u roku od osam dana nakon usvajanja, a u svakom slučaju u roku od dvanaest mjeseci nakon završetka financijske godine (članak 2:394 BW).

Male tvrtke mogu podnijeti skraćene financijske izvještaje, ali ih i dalje moraju podnijeti. Posljedice zakašnjelog podnošenja su značajne. Ako tvrtka bankrotira u roku od tri godine nakon zakašnjelog podnošenja, smatra se da je uprava nepravilno obavljala svoje dužnosti, a to se pretpostavlja kao važan uzrok stečaja (članak 2:248(2) BW). Direktori se tada suočavaju s osobnom odgovornošću za deficit, osim ako ne mogu pobiti pretpostavku, što je teško.

Također ažurirajte registar dioničara (članak 2:194 BW za BV) i registrirajte krajnje stvarne vlasnike (UBO) pri Gospodarskoj komori.

Koja dodatna pravila primjenjuju se na tvrtke koje kotiraju na burzi?

Društva koja kotiraju na burzi moraju primjenjivati ​​Kodeks korporativnog upravljanja na temelju principa "pridržavaj se ili objasni" i ispunjavati daljnje zakonske zahtjeve o sastavu uprave, naknadama i objavljivanju. AFM nadzire njihove obveze financijskog izvještavanja i objavljivanja.

"Pridržavaj se ili objasni" znači da je odstupanje od Kodeksa dopušteno ako ga društvo pravilno objasni u svom izvješću uprave. To ne znači da je Kodeks neobavezan: društvo koje se ne pridržava niti ne objašnjava krši svoju zakonsku obvezu izvješćivanja. Dioničari mogu pokrenuti to pitanje na glavnoj skupštini.

Odbor za praćenje objavio je ažuriranu verziju, Kodeks korporativnog upravljanja 2025., 20. ožujka 2025. Primjenjuje se na financijske godine koje počinju 1. siječnja 2025. ili kasnije. Značajan dodatak je da uprava mora dati izjavu o učinkovitosti internih sustava upravljanja rizicima i kontrole tvrtke. Kodeks 2025. određen je uredbom od 23. siječnja 2026. (Staatsblad 2026, 15) prema članku 2:391a BW, tako da je dužnost izvješćivanja na njemu po zakonu.

Od 1. siječnja 2022. nadzorni odbor nekretninske tvrtke koja kotira na burzi mora se sastojati od najmanje jedne trećine muškaraca i najmanje jedne trećine žena, a imenovanje koje ne doprinosi toj ravnoteži je ništavno (članak 2:142b BW). Velike nekretninske tvrtke i poslovni subjekti također moraju postaviti odgovarajuće ciljeve za rodnu ravnotežu u svojim upravnim i nadzornim odborima te o njima izvještavati. Trgovačka društva koja kotiraju na burzi nadalje moraju podnijeti politiku naknada glavnoj skupštini na usvajanje i objaviti godišnje izvješće o naknadama.

Koja druga pravila utječu na upravljanje?

Sudjelovanje zaposlenika, zaštita zviždača, provjera ulaganja i izvještavanje o održivosti dodaju nove obveze. Koje se primjenjuju ovise o vašoj veličini i sektoru.

Tvrtka koja inače zapošljava najmanje 50 ljudi mora osnovati radničko vijeće (ondernemingsraad) prema Zakonu o radničkim vijećima (Wet op de ondernemingsraden). Radničko vijeće ima pravo savjetovati o važnim odlukama, kao što su promjena kontrole ili velika reorganizacija, te pravo dati suglasnost na određene propise o radu. Ignoriranje tih prava može dovesti do toga da Poduzetnička komora (Ondernemingskamer) blokira odluku.

Poslodavci s najmanje 50 zaposlenika moraju imati interni postupak za prijavljivanje sumnji na nepravilnosti prema Zakonu o zaštiti zviždača (Wet bescherming klokkenluiders). Ulaganja u tvrtke koje su aktivne u vitalnim procesima ili osjetljivoj tehnologiji možda će trebati biti prijavljena prema Zakonu o provjeri ulaganja (Wet Vifo).

Velike tvrtke također podliježu pravilima EU-a o izvještavanju o održivosti. EU je revidirao opseg i vremenski okvir tih pravila 2025. i 2026. godine, stoga provjerite koji se zahtjevi primjenjuju na vašu tvrtku za koju financijsku godinu prije nego što uspostavite proces izvještavanja.

Što se događa kada upravljanje krene po zlu?

Dioničari ili radničko vijeće mogu zatražiti od Poduzetničke komore Amsterdam Žalbeni sud da naloži istragu o politici i poslovima tvrtke. Poduzetnička komora također može poduzeti hitne mjere, kao što je suspenzija direktora ili imenovanje privremenog nadzornog direktora.

Postupak istrage (enquêteprocedure) prema člancima 2:344 i sljedećim BW-u moćan je alat u sporovima dioničara. Prag za dioničare ovisi o veličini tvrtke i njezinom kapitalu. Ako istraga pokaže loše upravljanje, sud može izreći konačne mjere, uključujući smjenu direktora ili poništenje odluka. Odvojeno, odluka koja nije donesena u skladu sa zakonom ili statutom može biti ništava ili poništiva (članci 2:14 i 2:15 BW). Pažljivo donošenje odluka stoga štiti tvrtku kao i direktore.

Što biste trebali provjeriti kao direktor?

Većina odgovornosti direktora počinje s previdjenom formalnošću. Provjerite ove točke barem jednom godišnje.

• Donosi li tijelo koje određuju članci rezolucije i jesu li one zabilježene u pisanom obliku?
• Imate li postupak za sukob interesa prema članku 2:129(6) ili 2:239(6) BW-a i vodi li se zapisnik o nesudjelovanju?
• Jesu li godišnji financijski izvještaji pripremljeni u roku od pet mjeseci i podneseni KvK-u u roku od dvanaest mjeseci nakon fiskalne godine?
• Prolazi li svaka distribucija u BV-u test distribucije iz članka 2:216 BW, dokumentiran u trenutku odobrenja?
• Je li tvrtka dosegla prag od 50 zaposlenika za radničko vijeće i postupak prijave nepravilnosti ili kriterije strukturnog režima?

Što biste trebali provjeriti kao dioničar?

Dioničari ostvaruju utjecaj putem glavne skupštine i statuta. Provjerite ove točke prije ulaganja ili glasanja.

• Koje odluke statuti rezerviraju za glavnu skupštinu i mogu li oni davati upute upravnom odboru?
• Daju li vaše dionice pravo glasa i prava na dobit ili su članci stvorili druge klase prema pravilima Flex BV-a?
• Je li vaše ime ispravno upisano u registar dioničara?
• Pokriva li davanje razrješnice više od godišnjih financijskih izvještaja i informacija koje ste stvarno primili?
• Imate li dovoljno dionica da biste mogli zatražiti istragu od Poduzetničke komore prema članku 2:346 BW-a?

Što možemo učiniti za vas u području korporativnog upravljanja?

Savjetujemo direktore, nadzorne članove i dioničare nizozemskih tvrtki o upravljanju, donošenju odluka i odgovornosti; naša stranica za korporativne odvjetnike i naš članak o registraciji tvrtke u Nizozemskoj pružaju više informacija.

• Pregledavamo vaš statut i ugovor dioničara te predlažemo izmjene.
• Izrađujemo nacrte odluka upravnog odbora i dioničara, uključujući odluke o sukobima interesa i raspodjeli imovine.
• Uspostavljamo postupak za sukob interesa i pravilnik uprave koji odgovara vašoj tvrtki.
• Procjenjujemo rizike odgovornosti direktora nakon propuštenog roka za podnošenje zahtjeva ili osporene isplate.
• Pripremamo i provodimo istražne postupke pred Gospodarskom komorom Amsterdam Žalbeni sud.

Rezime

• Knjiga 2 BW primjenjuje se na svaku poslovno vrijednosnu skupinu i nevladinu organizaciju; Kodeks korporativnog upravljanja primjenjuje se na tvrtke koje kotiraju na burzi na temelju "pridržavaj se ili objasni".
• Nadzorni odbor je obavezan samo prema strukturnom režimu; moguć je i jednostupanjski odbor.
• Direktor sa sukobljenim osobnim interesima ne smije sudjelovati u donošenju odluka.
• Podnesite godišnje financijske izvještaje u roku od dvanaest mjeseci nakon završetka fiskalne godine; kasno podnošenje dovodi do pretpostavke nepravilnog upravljanja u stečaju.
• Distribucije u poslovnom subjektu zahtijevaju odobrenje odbora na temelju testa solventnosti, s osobnom odgovornošću za direktore koji pogriješe.

Često postavljana pitanja