Registracija nizozemskog poslovnog subjekta: rizici koje treba izbjegavati prilikom osnivanja tvrtke

Registracija nizozemskog poslovnog subjekta znači dva odvojena čina: javni bilježnik potpisuje akt o osnivanju, a zatim se tvrtka upisuje u Trgovački registar Trgovačke komore (KVK). Za društvo s ograničenom odgovornošću (besloten vennootschap, BV) oba su koraka obvezna prema Knjizi 2 nizozemskog građanskog zakonika. Pravi rizici u procesu nisu obrasci, već praznine u odgovornosti oko njih: obveze preuzete prije nego što društvo postoji, prije nego što je registrirano i nakon što su prvi godišnji računi podneseni sa zakašnjenjem.

Zašto osnivači biraju Nizozemsku i od čega ih to ne štiti

Nizozemska je atraktivna baza za međunarodne osnivače: stabilan pravni sustav, pozicija na unutarnjem tržištu EU-a, radna snaga koja govori engleski jezik i Trgovački registar koji je brz i jeftin za korištenje. Ništa od toga ne mijenja činjenicu da nizozemsko pravo društava stavlja stvarnu osobnu izloženost na direktore i osnivače, te da se većina toga može izbjeći uz sat vremena pripreme.

Osnivanje tvrtke je brzo. Ono što je sporo i uzrokuje većinu sporova koje vidimo jest sve što ga okružuje: potpisivanje ugovora u ime tvrtke koja još nije osnovana, trgovanje prije KVK unos je dovršen, odabir trgovačkog imena koje već koristi neko drugo poduzeće, pogrešno tumačenje tko se smatra krajnjim stvarnim vlasnikom i tretiranje podnošenja godišnjih financijskih izvještaja kao administrativne naknadne misli. Svaka od njih ima specifičnu pravnu posljedicu, a svaka je obrađena u nastavku.

Vaša prva luka pristajanja: the KVK

Gospodarska komora (Kamer van Koophandel, KVK) vodi Trgovački registar u koji se svako nizozemsko poduzeće mora upisati prema Zakonu o trgovačkom registru iz 2007. Njega održava Nizozemska gospodarska komora i to je mjesto gdje vaša tvrtka postaje vidljiva vanjskom svijetu, a gdje će protustranke, banke i sudovi provjeriti tko je ovlašten potpisati u njezino ime. Njegov portal na engleskom jeziku objašnjava pravne obrasce, termin za registraciju i porezne posljedice, a čitanje prije razgovora s bilježnikom štedi vam niz pitanja.

Registracija također služi za nizozemsku Poreznu i carinsku upravu (Belastingdienst), koja izdaje porezne brojeve, uključujući PDV identifikacijski broj. Ta je veza automatska; ne podnosite zaseban zahtjev. Naš pregled nizozemskog poslovnog registra objašnjava što registar sadrži i tko ga može pregledati.

Odabir pravnog oblika i odgovornost koja dolazi s tim

Izbor pravnog oblika je izbor o tome tko plaća kada stvari krenu po zlu. Nizozemski zakon dijeli poslovne oblike na one bez pravne osobnosti, gdje je poduzetnik osobno odgovoran svom svojom imovinom, i one s pravnom osobnošću, gdje je sama tvrtka dužnik, a osobna odgovornost je iznimka, a ne pravilo.

Samostalni vlasnik (eenmanszaak)

Eenmanszaak je registriran na KVK bez javnog bilježnika i bez društvenog akta. Nije zasebna pravna osoba: poslovna imovina i privatna imovina poduzetnika čine jednu imovinu, pa poslovni vjerovnik može podnijeti zahtjev za regres prema domu i ušteđevini poduzetnika, a privatni vjerovnik prema poslovnoj imovini. Ako je poduzetnik u braku ili u registriranom partnerstvu u zajednici imovine, izloženost se može proširiti na udio partnera u toj zajednici. Za konzultanta sa skromnim režijskim troškovima i bez dionica, taj je rizik upravljiv; za svakoga tko potpisuje ugovore o najmu, zapošljava osoblje ili drži zalihe, obično nije.

Generalno partnerstvo (vennootschap onder firma, VOF)

VOF su dvije ili više osoba koje posluju pod zajedničkim imenom. Može se osnovati bez javnog bilježnika, iako se toplo preporučuje pisani ugovor o partnerstvu koji se odnosi na doprinose, donošenje odluka, udjele u dobiti i izlazak, jer će bez njega zadana pravila odlučiti o tim pitanjima umjesto vas. Pravilo o odgovornosti je neumoljivo: prema članku 18. Trgovačkog zakonika svaki je partner solidarno odgovoran za sve obveze partnerstva. Vjerovnik stoga može naplatiti cijeli dug od partnera s najdubljim džepom, bez obzira na to tko je pristao na transakciju.

Društvo s ograničenom odgovornošću (BV)

BV je pravna osoba prema članku 2:175 Građanskog zakonika. Njegovi dioničari nisu osobno odgovorni za obveze društva izvan iznosa koji su se obvezali platiti za svoje dionice. Od fleksibilizacije zakona o BV-u 2012. godine ne postoji zakonski minimalni kapital, pa se BV može osnovati s nominalnim izdanim kapitalom od jednog eurocenta. To je zakonski minimum, a ne komercijalni, i tu počinje prvi ozbiljan rizik.

Tvrtka osnovana bez obrtnog kapitala nije tvrtka koja ispunjava uvjete i koja se slučajno pokaže siromašnom; to je tvrtka čiji će direktori, ako propadne, biti pitani zašto su nastavili preuzimati obveze za koje su znali da ih ne može ispuniti. Financirajte tvrtku do razine njezinih obveza za prvu godinu, dokumentirajte kako se došlo do te brojke i čuvajte početnu bilancu. Investitori će u svakom slučaju inzistirati na BV-u: dionice se mogu izdavati, prenositi i podlijegati opcijskim aranžmanima na način koji je nemoguć u eenmanszaaku ili VOF-u.

Porezne posljedice također slijede pravni oblik i bitno se razlikuju između eenmanszaaka koji podliježe porezu na dohodak i BV-a koji podliježe porezu na dobit poduzeća i oporezivanju dividendi. Ti izračuni pripadaju nizozemskom poreznom savjetniku, a ne pravnom vodiču, te bi se trebali napraviti prije nego što se akt izvrši, a ne nakon toga.

Rizik prije nego što tvrtka postoji: djelovanje u ime poslovnog subjekta u osnivanju

Osnivači rutinski potpisuju ugovor o najmu, naručuju opremu ili angažiraju osoblje dok javni bilježnik još uvijek sastavlja nacrt. Tvrtka još ne postoji, pa je netko drugi obvezan. Članak 2:203 Građanskog zakonika bavi se time. Radnje izvršene u ime poslovnog subjekta u osnivanju obvezuju tvrtku samo ako ih ona izričito ratificira nakon osnivanja, a do ratifikacije osobe koje su ih izvršile solidarno su odgovorne.

Dvije dodatne točke se redovito previđaju. Odgovornost ne nestaje jednostavno nakon ratifikacije: ako društvo tada ne izvrši obvezu, a osoba koja je djelovala znala je ili je razumno trebala znati da neće moći izvršiti obvezu, ta osoba ostaje odgovorna. A ratifikacija je čin koji se zapravo mora provesti; nije automatska prilikom osnivanja. Praktična zaštita je jednostavna. Potpišite kao osnivač u ime društva u osnivanju, izričito to navedite, čuvajte popis akata prije osnivanja i donesite odluku uprave kojom ih ratificirate na prvoj sjednici uprave nakon akta.

Rizik prije registracije: članak 2:180 stavak 2

Drugi razmak je kraći, ali oštriji. Prema članku 2:180 Građanskog zakonika, direktori moraju upisati tvrtku u Trgovački registar i podnijeti vjerodostojnu kopiju osnivačkog akta. Dok se ta prijava ne podnese, direktori su solidarno odgovorni, uz tvrtku, za svaku pravnu radnju izvršenu tijekom njihova upravljanja kojom je tvrtka obvezana.

U praksi, javni bilježnik podnosi registraciju odmah nakon potpisivanja ugovora, čime se praznina zatvara u roku od nekoliko dana. Ali ako tvrtka počne poslovati u tom intervalu ili ako se registracija odgodi zbog nedostatka dokumenta, svaki ugovor sklopljen u tom razdoblju nosi osobnu odgovornost direktora. Potvrdite s javnim bilježnikom da je podnošenje doista izvršeno prije nego što pošaljete prvu fakturu.

Registracija vaše nizozemske tvrtke

S utvrđenim pravnim oblikom, slijed registracije nizozemskog poslovnog subjekta je predvidljiv. Određujete trgovačko ime i nizozemsku poslovnu adresu, angažirate javnog bilježnika, osnivački akt je potpisan i tvrtka je registrirana.

Trgovački naziv: the KVK ček nije odobrenje

Ovdje se očekivanja i zakon razilaze. Registracija imena u KVK ne daje vam pravo na to, i KVK ne provodi potpunu pretragu sukoba interesa. Zaštita trgovačkih imena proizlazi iz Zakona o trgovačkim imenima: članak 5. zabranjuje nošenje trgovačkog imena koje se samo neznatno razlikuje od imena koje već zakonito koristi drugo poduzeće, gdje se treba bojati zabune među javnošću s obzirom na prirodu poduzeća i njihovu lokaciju. Konkurent čijem ste se imenu previše približili može vas prisiliti da ga promijenite, a činjenica da je KVK prihvatio da registracija nije obrana.

Stoga provjerite Trgovački registar i registar zaštitnih znakova Beneluksa prije nego što išta ispišete i napravite popis alternativa. Naziv koji opisuje vašu djelatnost lako je registrirati, a teško braniti; prepoznatljiv naziv je suprotno.

Registrirana adresa

Za registraciju je potrebna nizozemska poslovna adresa i to mora biti stvarna adresa na kojoj se tvrtka može kontaktirati, a ne samo poštanski pretinac. Virtualni uredi i poslovni centri koriste se rutinski i potpuno su zakoniti, pod uvjetom da pružatelj usluga doista dopušta registraciju na toj adresi i prosljeđuje službenu poštu. Potvrdite to pismeno prije nego što potpišete ugovor o uredu: korespondencija Porezne i carinske uprave ili sudskog ovršitelja koja nikada nije naplaćena i dalje se smatra valjano dostavljenom.

Uloga javnog bilježnika

Nizozemski javni bilježnik (notaris) je nositelj javne dužnosti imenovan kraljevskim dekretom, a ne samo svjedok. Za BV, bilježnik sastavlja i potpisuje akt o osnivanju koji sadrži statut, provjerava identitet osnivača i direktora, provjerava namjeravano ime i u gotovo svim slučajevima obavlja prvu registraciju kod KVKAkti se sastavljaju na nizozemskom jeziku, a ako osnivači ne znaju nizozemski, može se dogovoriti prijevod ili dvojezična verzija.

Kako bi sastanak bio učinkovit, pripremite tri stvari: važeći identifikacijski dokument za svakog osnivača i direktora; nedavni dokaz o privatnoj adresi za svakog od njih; i podatke o tvrtki, što znači namjeravano ime, nizozemsku poslovnu adresu, strukturu dionica i opis aktivnosti. Dokumenti koji potječu iz inozemstva obično moraju biti legalizirani ili apostilirani, a to je najčešći uzrok kašnjenja.

Osnivački akt i KVK ulazak

Izvršenje ugovora je trenutak kada BV stupi na snagu kao pravna osoba. Javni bilježnik zatim dostavlja ugovor i podatke o registraciji KVK, koji upisuje tvrtku u Trgovački registar i izdaje KVK broj koji se mora pojaviti na računima i poslovnoj korespondenciji. Belastingdienst se obavještava istovremeno i izdaje porezne brojeve.

Sljedeća tablica prikazuje uobičajeni redoslijed. Razdoblja su indikacije iz prakse, a ne zakonski uvjeti; jedino čvrsto pravilo je da direktori moraju podnijeti zahtjev za registraciju bez odgode nakon sklapanja ugovora.

Registar UBO-a: tko se mora prijaviti i tko ga može vidjeti

Svaki nizozemski poslovni subjekt (BV), nevladina organizacija (NV), partnerstvo i zaklada moraju registrirati svoje krajnje stvarne vlasnike. Stvarni vlasnik (UBO) je fizička osoba koja u konačnici posjeduje ili kontrolira subjekt, a standardni pokazatelj je izravni ili neizravni udio od više od dvadeset pet posto dionica, glasačkih prava ili vlasničkog udjela ili kontrola na druge načine, kao što je pravo imenovanja ili razrješenja većine odbora. Ako se takva osoba ne može identificirati, zakonski direktori registriraju se kao pseudo-stvarni vlasnici (UBO). Registriranje nikoga nije opcija.

Jedna točka u starijim smjernicama sada je pogrešna: registar stvarnih vlasnika (UBO) nije javni zapis. Nakon presude Suda Europske unije od 22. studenog 2022. u slučajevima poslovnih registara u Luksemburgu, kojom je poništena obveza davanja javnosti pristupa informacijama o stvarnom vlasništvu, Nizozemska je zatvorila javni pristup registru. On ostaje u potpunosti dostupan nadležnim tijelima i Jedinici za financijsku obavještajnu službu, a institucije s obvezama prema Zakonu o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (sprječavanje) konzultiraju ga kao dio svoje dubinske analize klijenata. Registracija stoga ostaje obvezna; promijenio se samo tko ga smije pregledavati.

Izjava se obično daje putem javnog bilježnika prilikom osnivanja društva, ali odgovornost za njezinu točnost je na subjektu i traje: promjena u vlasničkom udjelu ili kontroli mora se prijaviti. Provedba je stvar Ureda za ekonomsko gospodarstvo (Bureau Economische Handhaving), a sankcije se kreću od upravne kazne do kaznene provedbe prema Zakonu o gospodarskim prekršajima. Pozadina temeljnog okvira navedena je u našem vodiču o pravilima o pranju novca u Nizozemskoj.

Nakon registracije: obveze koje stvaraju odgovornost direktora

Registracija nizozemskog poslovnog subjekta (BV) početak je ciklusa usklađenosti, a ne njegov kraj, a godišnje obveze su one koje imaju snagu. BV mora voditi evidenciju iz koje se njegova prava i obveze mogu saznati u bilo kojem trenutku prema članku 2:10 Građanskog zakonika, mora pripremati godišnje financijske izvještaje i mora ih podnijeti Trgovačkom registru prema članku 2:394. Rok za podnošenje je najkasnije dvanaest mjeseci nakon završetka financijske godine, a za većinu tvrtki dioničari ga mogu znatno skratiti ranijim usvajanjem financijskih izvještaja.

Propuštanje tog roka nije problem s papirologijom. Ako se tvrtka kasnije proglasi stečajem, članak 2:248 stavak 2 Građanskog zakonika propisuje da nepoštivanje obveze vođenja knjiga iz članka 2:10 ili obveze podnošenja dokumenata iz članka 2:394 predstavlja nepravilno obavljanje upravljačke zadaće, te se tada pretpostavlja da je to nepravilno upravljanje bio važan uzrok stečaja. Direktori su odgovorni za manjak u stečaju, osim ako ne mogu pobiti tu pretpostavku, što je teško i skupo. Samo manji propust može se zanemariti.

Prije nego što prihvatite direktorsku poziciju, vrijedi znati još tri puta odgovornosti.

• Unutarnja odgovornost, članak 2:9. Direktor je odgovoran društvu za nepravilno obavljanje dužnosti u slučajevima kada se može uputiti ozbiljna osobna prigovor. To je put koji poduzima sama tvrtka ili nasljedni odbor.
• Raspodjela, članak 2:216. Za dividendu, otplatu kapitala ili otkup dionica potrebno je odobrenje uprave, koja je mora odbiti ako zna ili bi trebala razumno predvidjeti da tvrtka neće moći nastaviti plaćati svoje dospjele dugove. Direktori koji ih ipak odobre odgovorni su za nastali manjak, a primatelj će možda morati vratiti novac.
• Delikt prema vjerovniku, članak 6:162. Direktor koji preuzme obvezu u ime društva znajući ili razumno morajući razumjeti da društvo neće moći ispuniti obvezu i neće ponuditi nikakvu naknadu, čini protupravno djelo protiv tog vjerovnika osobno.

Uz to, PDV prijave i porezne prijave na dobit podnose se prema vlastitom zakonskom ciklusu, a direktor koji ne prijavi nemogućnost tvrtke da na vrijeme plati porez i doprinose za socijalno osiguranje suočava se s odvojenim režimom odgovornosti prema Zakonu o naplati poreza. Praktični odgovor je dosadan, ali učinkovit: knjigovođa od prvog mjeseca, kalendar s datumima podnošenja i odbor koji čita brojke prije nego što išta odobri.

Promjene se moraju registrirati čim se dogode

Upis u Trgovački registar je živi zapis. Novi direktor, ostavka, promjena adrese, promjena opisa djelatnosti i promjena vlasničke strukture moraju se prijaviti. Treće strane imaju pravo osloniti se na ono što registar navodi: tvrtka koja ostavi direktora koji je otišao registriranim kao ovlaštenog za potpisivanje može se naći vezanom postupcima te osobe. Održavanje unosa ažurnim najjeftinija je kontrola rizika dostupna nizozemskoj tvrtki.

Troškovi i kapital: što zakon zahtijeva, a što praksa

Trošak osnivanja poslovnog subjekta sastoji se od javnobilježničke pristojbe, jednokratne KVK pristojba za registraciju i svi savjeti koje zatražite. Javnobilježničke pristojbe nisu regulirane i razlikuju se ovisno o složenosti strukture, broju dioničara, je li potreban dvojezični dokument i koliko brzo vam je potreban, stoga zatražite dva ili tri javnog bilježnika za pisanu ponudu u kojoj je navedeno što je, a što nije uključeno. KVK Naknadu određuje Gospodarska komora i objavljuje na svojoj web stranici; skromna je i plaća se jednokratno.

Kapital je stavka u kojoj osnivači najčešće griješe. Kao što je gore navedeno, zakonski minimum je zanemariv, ali banka koja otvara korporativni račun provest će vlastitu dubinsku analizu klijenata prema pravilima o sprječavanju pranja novca i htjet će KVK izvadak, statut, identifikaciju svakog direktora i konačnog stvarnog vlasnika (UBO) te koherentno objašnjenje izvora sredstava i namjeravane djelatnosti. Tvrtka bez sadržaja i bez financiranja se odbija. Pripremite tu datoteku istovremeno s aktom o osnivanju, a ne naknadno.

Ako utvrđujete gdje se nizozemski subjekt uklapa u širu grupu, to je pravno pitanje s poreznom dimenzijom, a porezna strana pripada nizozemskom poreznom savjetniku. Ono što vam možemo reći jest koji pravni oblik nosi koju odgovornost, što bi statut trebao reći o prijenosu dionica, odlučivanju odbora i blokadi dioničara te što prihvaćate kao direktor. Naši vodiči za korporativno pravo prikupljaju temeljna pravila.

Što treba riješiti statutom društva prije potpisivanja ugovora

Statut se sastavlja jednom i njime se upravlja cijeli život tvrtke, a standardni predložak koji nudi notar napisan je za najjednostavniju moguću tvrtku. Tamo gdje postoji više dioničara, na četiri pitanja treba odgovoriti prije potpisivanja, a ne tijekom prve rasprave.

Prvo je prijenos dionica. Nizozemski zakon više ne nameće obveznu klauzulu o blokiranju, pa članci određuju mogu li se dionice slobodno prenijeti ili tek nakon ponude sudioničarima i kako se tada određuje cijena. Drugo je donošenje odluka: koje rezolucije zahtijevaju kvalificiranu većinu, nose li dionice različitih klasa različita prava i može li dioničar imenovati vlastitog direktora. Treće je zastoj, koji je u tvrtki s omjerom dionica i dionica pitanje kada, a ne hoće li; uključivanje funkcionalnog mehanizma izlaska ili otkupa ne košta ništa, a kasnije je potrebno mnogo sudskih sporova.

Četvrto je odnos između statuta i ugovora dioničara. Statut je javan i obvezuje sve; ugovor dioničara je povjerljiv i obvezuje samo svoje stranke. Proturječnosti između njih su uobičajene i rješavaju se u korist prava društava kada je poanta pravo društava, stoga bi ta dva dokumenta trebala biti sastavljena zajedno i od strane iste ruke. Postoji i zakonski postupak rješavanja sporova za dioničare koji se zaglave u ugovoru: postupak otkupa i povlačenja u Knjizi 2, moderniziran zakonodavstvom o rješavanju sporova i istražnim postupcima koji je stupio na snagu 1. siječnja 2025. Kako ti zahtjevi funkcioniraju, izložili smo u našem članku o sporovima dioničara u Nizozemskoj.

Ako ne uspije: raspuštanje nizozemskog BV-a

Poslovni subjekt (BV) raspušta se odlukom glavne skupštine prema članku 2:19 Građanskog zakonika. Ako društvo još uvijek ima imovinu, slijedi likvidacija: likvidator unovčava imovinu, isplaćuje vjerovnike, podnosi plan raspodjele i društvo prestaje postojati kada likvidacija završi. Ako društvo nema imovine u trenutku donošenja odluke, ono odmah prestaje postojati. To je takozvana turbolikvidacija, a kriterij je nepostojanje imovine, a ne nepostojanje dugova, zbog čega se društvo s neplaćenim vjerovnicima može raspustiti na ovaj način.

Budući da je taj put zloupotrijebljen, Privremeni zakon o transparentnosti u turbolikvidacijama nameće upravi dužnost odgovornosti: u roku od četrnaest dana od raspuštanja mora podnijeti financijski izvještaj koji pokriva posljednje razdoblje Trgovačkom registru, zajedno s objašnjenjem zašto nema imovine i svih nepodmirenih dugova, te mora obavijestiti poznate vjerovnike. Zakon je produžen i sada traje do 15. studenog 2027. Nepoštivanje je gospodarski prekršaj i može poslužiti kao osnova za diskvalifikaciju direktora, a vjerovnici imaju pravo uvida. Direktor koji ne može objasniti gdje je imovina otišla trebao bi očekivati ​​da će mu se postaviti pitanje.

Česta pitanja o registraciji nizozemske tvrtke

U gotovo svakoj prijavi za osnivanje tvrtke pojavljuju se tri pitanja. Odgovori u nastavku pretpostavljaju da je poslovno poduzeće osnovano prema nizozemskom zakonu.

Law & More pomaže osnivačima i međunarodnim grupama pri osnivanju tvrtke u Nizozemskoj: odabir pravnog oblika, izrada i pregled statuta i ugovora dioničara, davanje uputa javnom bilježniku, uređivanje upisa u Trgovački registar i upisa u ime UBO-a te savjetovanje direktora o pravilima odgovornosti navedenim gore. Ako pripremate nizozemski subjekt ili ste već potpisali ugovore za tvrtku koja još nije registrirana, obratite se našim korporativnim odvjetnicima.