Zakon o elektroničkom arhiviranju u trgovačkim registrima: kako se vlada kreće s vremenom
Uvod
Pomaganje međunarodnim klijentima koji imaju posao u Nizozemskoj dio je moje svakodnevne prakse. Uostalom, Nizozemska je sjajna zemlja za poslovanje, ali učenje jezika ili navikavanje na nizozemsku poslovnu praksu ponekad može biti komplicirano za strane korporacije. Stoga je ruka pomoći često cijenjena. Opseg moje pomoći kreće se od pomoći u složenim zadacima, do pomoći u komunikaciji s nizozemskim vlastima.
Nedavno sam od klijenta dobio pitanje da objasnim što je točno navedeno u pismu nizozemske gospodarske komore. Ovo jednostavno, ali važno i informativno pismo odnosilo se na novinu u podnošenju financijskih izvješća, koja će uskoro biti moguća samo elektroničkim putem. Pismo je rezultat želje Vlade da ide u korak s vremenom, da iskoristi prednosti elektroničke razmjene podataka i uvede standardizirani način upravljanja ovim procesom koji se ponavlja svake godine.
Zbog toga se financijska izvješća moraju elektronički polagati od financijske godine 2016. ili 2017., kao što je sadržano u Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Zakon o elektroničkom podnošenju trgovačkih registara), koji je uveden zajedno s Besluit elektronische deponering handelsregisters (Odluka o elektroničkom upisu u trgovačke registre); potonji pruža dodatna, detaljna pravila. Zalogaj, ali što točno ovaj Zakon i Rezolucija podrazumijevaju?
Onda i danas
Ranije su se financijski izvještaji mogli polagati u Gospodarsku komoru i elektronički i na papiru. Nizozemski građanski zakonik još uvijek uglavnom poznaje odredbe koje se temelje na depozitu na papiru. Trenutačno se ova metoda može smatrati zastarjelom i zapravo sam bio pomalo iznenađen što se ovaj razvoj nije pojavio ranije. Nije teško zamisliti da podnošenje financijskih izvještaja na papiru ima puno nedostataka u usporedbi s elektroničkim podnošenjem ovih dokumenata gledano iz perspektive troškova i vremena. T
trošak papira te troškove i vrijeme koje je potrebno da se godišnja izvješća stave na papir i predaju – također na papiru – Gospodarskoj komori, koja onda te pisane dokumente treba obraditi, a da ne spominjemo vrijeme i troškove koji iz toga proizlaze kada dopustite računovođi da izradi ili provjeri ove (nestandardizirane) financijske izvještaje.
Stoga je vlada predložila korištenje "SBR" (skraćenica za: Standard Business Report), što je standardizirana elektronička metoda stvaranja i podnošenja financijskih informacija i dokumenata, temeljena na katalogu podataka (nizozemska taksonomija). Ovaj katalog sadrži definicije podataka koji se mogu koristiti za izradu financijskih izvješća.
Još jedna prednost SBR-metode je u tome što će biti pojednostavljena ne samo razmjena podataka između korporacije i Gospodarske komore, već će, kao rezultat standardizacije, postati lakša i razmjena podataka s trećim stranama. Mala poduzeća već od 2007. godine mogu podnositi godišnja izvješća elektroničkim putem SBR-metodom. Za srednje i velike tvrtke ta je mogućnost uvedena 2015. godine.
Pa, kad i za koga?
Vlada je jasno rekla da je odgovor na ovo pitanje tipičan slučaj "veličina je bitna". Mali poduzetnici će od poslovne 2016. godine imati obvezu dostavljanja financijskih izvješća elektroničkim putem putem SPR-a. Kao alternativa, mala poduzeća koja sama (izrađuju i) predaju financijska izvješća, imaju mogućnost deponiranja izvješća putem besplatne online usluge – usluge “zelf deponeren jaarrekening” - koja je u funkciji od 2014. godine.
Prednost ove usluge je što nećete morati kupovati softver koji je “SBR-kompatibilan”. Srednja poduzeća morat će podnositi financijska izvješća putem SBR-a od financijske godine 2017. nadalje. Također će se za te tvrtke uvesti privremena, alternativna internetska usluga („opstellen jaarrekening”). Putem ove usluge, srednje tvrtke mogu same izraditi financijska izvješća u XBRL-formatu. Nakon toga se te izjave mogu podnijeti putem internetskog portala (“Digipoort”). To znači da korporacija neće nužno morati odmah kupiti "SBR-kompatibilan" softver.
Ova će usluga biti privremena i ukinut će se nakon pet godina, računajući od 2017. Još uvijek ne postoji obveza velikih poduzeća i srednjih grupnih struktura da podnose financijska izvješća putem SBR-a. To je zato što se te tvrtke moraju nositi s vrlo složenim skupom zahtjeva. Očekuje se da će ta poduzeća imati priliku birati između podnošenja putem SBR-a ili podnošenja putem određenog europskog formata od 2019. nadalje.
Nema pravila bez izuzetaka
Pravilo ne bi bilo pravilo da ne postoje iznimke. Dva, da budemo precizni. Nova pravila koja se tiču podnošenja financijskih izvješća nisu primjenjiva na pravne osobe i tvrtke sa sjedištem izvan Nizozemske, koji na temelju Handelsregisterbesluit 2008 (Rezolucija o trgovačkom registru 2008) imaju obvezu podnošenja financijskih dokumenata u Gospodarskoj komori, u mjeri iu obliku u kojem se ti dokumenti trebaju objaviti u zemlji registriranog ureda.
Druga iznimka je napravljena za izdavatelje kako je definirano u članku 1:1 WFT-a (Zakon o financijskom nadzoru) i društva kćeri izdavatelja, u slučaju da su to sami izdavatelji. Izdavatelj je svatko tko želi izdati vrijednosne papire ili namjerava izdati vrijednosne papire.
Ostale točke pozornosti
Ipak, to nije sve. Sami pravni subjekti moraju voditi računa o nekim dodatnim aspektima koji su važni. Jedan od tih aspekata je činjenica da će pravna osoba ostati odgovorna za podnošenje financijskih izvještaja koji su u skladu s zakon. Između ostalog, to znači da financijski izvještaji trebaju omogućiti takav uvid da se može dovoljno procijeniti financijski položaj pravne osobe.
Stoga savjetujem svakom poduzeću da u svakom trenutku pažljivo provjeri podatke u financijskim izvještajima prije nego ih podnese. Na kraju, ali ne manje važno, obratite pozornost na činjenicu da će odbijanje podnošenja izjava na propisani način predstavljati prekršaj na temelju Wet op de Economische Delicten (Zakon o gospodarskim prijestupima). Prilično zgodno, potvrđeno je da financijska izvješća izrađena putem SBR-metode, mogu koristiti skupštine dioničara za utvrđivanje tih izvješća. Ovi računi također mogu biti predmet revizije od strane računovođe u skladu s člankom 2:393 Nizozemskog građanskog zakonika.
Zaključak
Uvođenjem Zakona o elektroničkom podnošenju zahtjeva u trgovačkim registrima i pripadajuće Rezolucije, vlada je pokazala lijep djelić progresivnosti. Kao rezultat, za mala i srednja poduzeća postat će obvezno polaganje financijskih izvještaja elektroničkim putem iz 2016. i 2017. godine, osim ako tvrtka ne spada u područje jedne od izuzetaka. Prednosti su brojne. Ipak, savjetujem svim tvrtkama da se drže svog uma, jer konačna odgovornost ostaje na samim tvrtkama koje su dužne za podnošenje prijava, a kao direktor tvrtke, sigurno ne želite biti ostavljeni da se suoče sa posljedicama.
Kontakt
Ukoliko nakon čitanja ovog članka budete imali dodatnih pitanja ili komentara, slobodno se obratite mr. Ruby van Kersbergen, odvjetnica u Law & More preko [e-pošta zaštićena] ili g. Tom Meevis, odvjetnik u Law & More preko [e-pošta zaštićena] ili nas nazovite na +31 (0)40-3690680.
