Koliko je pouzdan usmeni dogovor u komercijalnim transakcijama?

Usmeni sporazum u trgovačkim transakcijama obvezujući je prema nizozemskom pravu. Ugovori se sklapaju ponudom i prihvaćanjem (članak 6:217 nizozemskog građanskog zakonika), a izjava se može dati u bilo kojem obliku, pa stoga usmeni "da" stvara iste obveze kao i potpisani dokument, osim ako zakon ne propisuje pisani oblik za taj određeni ugovor. Slabost dogovora rukovanjem stoga nije njegova valjanost, već njegova dokazivost: stranka koja se poziva na sporazum snosi teret dokazivanja, a bez zapisa mora rekonstruirati dogovor iz e-pošte, računa i ponašanja.

Je li usmeni dogovor obvezujući u trgovačkim transakcijama?

Da. Nizozemsko ugovorno pravo počiva na konsenzualizmu: ono što stvara ugovor jest dogovor između stranaka, a ne oblik u kojem je taj dogovor izražen. Članak 3:37 Građanskog zakonika izravno navodi tu poantu, propisujući da se, osim ako zakon ne određuje drugačije, izjava može dati u bilo kojem obliku, pa čak i može biti implicirana ponašanjem. Ne postoji opći zahtjev za pisanje, nema zahtjeva za potpis i nema zahtjeva za razmatranje kakav postoji u drugim pravnim sustavima.

Praktična posljedica je da se velik dio nizozemske komercijalne aktivnosti temelji na ugovorima koje nitko nikada nije potpisao. Narudžbenica potvrđena telefonom, produljenje roka isporuke dogovoreno u hodniku, prilagodba cijene dogovorena videopozivom: sve su to ugovori ili izmjene ugovora i svi oni obvezuju stranke. Sud od kojeg se zatraži da o njima odluči neće to odbiti zbog nedostatka papira.

Ono što odsutnost papira mijenja jest položaj stranke koja se želi osloniti na dogovor. U nizozemskim građanskim postupcima stranka koja se poziva na pravne posljedice skupa činjenica mora te činjenice dokazati. Ako dobavljač tvrdi da je dogovorena fiksna cijena, a kupac tvrdi da je cijena bila indikativna, dobavljač mora uvjeriti sud, i to u vezi s postojanjem ugovora i sa svakim od uvjeta koje želi provesti. Ugovor koji je valjan, ali se ne može dokazati, u komercijalnom smislu, nije velika prednost.

Postoji još jedan sloj koji se zanemaruje. Čak i kada je usmeni sporazum u potpunosti dokaziv, stranke često nisu raspravljale o stvarima koje kasnije uzrokuju spor: datum isporuke, posljedice kašnjenja s plaćanjem, čiji se opći uvjeti primjenjuju, koji sud odlučuje, što se događa ako se količine smanje. Nizozemsko pravo popunjava neke od tih praznina pravilima o zadanim postavkama i standardom razumnosti i pravičnosti, ali rezultat popunjavanja praznine rijetko je dogovor koji je bilo koja stranka imala na umu.

Kada je ugovor sklopljen i od koga

Ugovor stupa na snagu u trenutku prihvaćanja ponude. Dva pitanja odlučuju o tome je li taj trenutak nastupio: je li uopće bilo ponude i je li prihvaćanje stiglo do druge strane.

Ponuda, prihvaćanje i trenutak formiranja

Ponuda je prijedlog koji je dovoljno potpun da ga jednostavnim "da" pretvara u ugovor. Izjava da bi stranka mogla biti zainteresirana ili da će razmotriti mogućnost je poziv na pregovore, a ne ponuda, i njezino prihvaćanje ne proizvodi ništa. Razdjelna crta je ono što druga stranka može razumno zaključiti iz korištenih riječi i okolnosti, što je test koji nizozemski zakon primjenjuje na izjave općenito: stranka je vezana značenjem koje bi druga strana opravdano mogla pripisati onome što je rekla.

Prihvaćanje stupa na snagu kada stigne do osobe koja je dala ponudu, a ne kada je izgovoreno ili poslano, tako da poruka koja je ostala nepročitana na govornoj pošti i dalje može zaključiti ugovor jer je stigla. Prihvaćanje koje odstupa od ponude u bilo kojoj točki računa se kao odbijanje u kombinaciji s novom ponudom, osim ako je odstupanje neznatno i izvorni ponuditelj ne prigovori bez odgode. Do prihvaćanja ponuda se obično može opozvati, ali ne ako je u njoj navedeno da je neopoziva ili ako je određen rok za prihvaćanje.

Šutnja općenito nije prihvaćanje. Međutim, u tekućem komercijalnom odnosu, stranka koja primi pisanu potvrdu telefonskog razgovora i pusti ga da prođe bez prigovora može otkriti da je prihvatila uvjete u njemu, jer je u tom kontekstu druga stranka imala pravo očekivati ​​reakciju. Upravo je zato potvrdna e-pošta tako moćan instrument i zato se netočna potvrda mora brzo ispraviti.

Može li osoba s kojom ste razgovarali obvezati tvrtku

Usmeni dogovor vrijedi samo onoliko koliko vrijedi ovlast osobe koja ga je sklopila. Tvrtke djeluju putem svojih direktora i putem osoba koje imaju punomoć. Za privatno društvo s ograničenom odgovornošću (BV) i dioničko društvo (NV), Građanski zakonik daje upravi ovlast zastupanja i dopušta da se statutom ograniči koji direktori mogu djelovati zajednički ili samostalno. Ti dogovori, kao i sve registrirane punomoći, vidljivi su u trgovačkom registru koji vodi Trgovačka komora (Kamer van Koophandel), a uvid u njega je besplatan i traje oko minutu.

U slučajevima kada osoba nije imala ovlasti, ugovor ne obvezuje tvrtku osim ako tvrtka nije stvorila privid da jest. Ta doktrina prividne ovlasti je izlaz za drugu stranu koja djeluje u dobroj vjeri, ali zahtijeva okolnosti koje se mogu pripisati samoj tvrtki, kao što su naziv radnog mjesta, prethodni tijek poslovanja ili potpis e-pošte koji osobu predstavlja kao ovlaštenu. Kupac koji pregovara o značajnom usmenom dogovoru s mlađim zaposlenikom, bez provjere ičega, ima slab slučaj.

Praktično pravilo za komercijalnu praksu je jednostavno: što je veći posao, to više identitet i autoritet osobe s druge strane stola zaslužuju trenutak pažnje prije, a ne poslije rukovanja.

Što nizozemski zakon još uvijek zahtijeva u pisanom obliku

Sloboda forme ima iznimke, a one su važne jer u tim slučajevima usmeni sporazum nije samo teško dokazati, već je i pravno neučinkovit. Iznimke se okupljaju oko tri aspekta: zaštite slabije strane, prisiljavanja na trenutak razmišljanja prije dalekosežne obveze i stvaranja sigurnosti u vezi s pravima koja utječu na treće strane.

Kupnja kuće od strane privatnog kupca mora se evidentirati u pisanom obliku prema članku 7:2 Građanskog zakonika, a kupac zatim ima trodnevno razdoblje za razmišljanje u kojem može poništiti kupnju bez navođenja razloga. Ta odredba štiti potrošače, pa se ne primjenjuje kada tvrtka kupuje poslovni prostor; usmeni dogovor o poslovnoj nekretnini može biti obvezujući, iako sam prijenos vlasništva uvijek zahtijeva javnobilježnički akt i registraciju.

Klauzula o zabrani konkurencije valjana je samo ako je pismeno dogovorena s punoljetnim zaposlenikom, prema članku 7:653 Građanskog zakonika, a u ugovoru na određeno vrijeme također je potrebna pisana izjava o uvjerljivim poslovnim interesima koji je opravdavaju. Klauzula o kojoj se raspravljalo na razgovoru za posao, a nikada nije zapisana, nema nikakav učinak. Ista logika pisanog oblika primjenjuje se na kupnju na rate, na ugovor o franšizi prema Zakonu o franšizi koji je na snazi ​​od 1. siječnja 2021. i na arbitražni sporazum, za koji članak 1021. Zakona o građanskom postupku zahtijeva da se dokaže pisanim dokumentom. Za ustupanje potraživanja novom vjerovniku potreban je akt prema članku 3:94 Građanskog zakonika, a privatna osoba koja jamči za poslovni dug može se smatrati odgovornom za to poduzeće samo na temelju pisanog dokumenta.

Gdje je pisanje potrebno i što se događa bez njega

Za prekograničnu trgovinu pravilo je, ako ništa drugo, još liberalnije. Bečka konvencija o prodaji robe, koja se po defaultu primjenjuje na međunarodnu prodaju robe između poduzeća u državama ugovornicama, uključujući Nizozemsku, izričito propisuje da ugovor o prodaji ne mora biti sklopljen ili dokazan u pisanom obliku te da se može dokazati na bilo koji način. Poduzeća koja žele sigurnost pisanog ugovora u međunarodnim poslovima moraju ga sama sastaviti ili isključiti Konvenciju i odabrati nacionalno pravo koje zahtijeva više.

Dokazivanje usmenog dogovora

Teret dokazivanja je na stranci koja se poziva na pravne posljedice činjenica koje navodi, što je pravilo u članku 150. Zakona o građanskom postupku. U sporu o usmenom sporazumu to je gotovo uvijek tužitelj: dobavljač traži plaćanje, izvođač traži dodatni rad, posrednik traži svoju proviziju.

Dobra je vijest da nizozemski postupak ne ograničava način na koji se taj dokaz može dostaviti. Članak 152. Zakona o građanskom postupku dopušta dokaze svim sredstvima i prepušta težinu dokaza sudu. Ne postoji pravilo koje isključuje usmeni dokaz o usmenim ugovorima niti zahtjev za pisanom bilješkom za početak. Ono što sud želi jest koherentan prikaz potkrijepljen materijalom koji nije stvoren za parnicu.

Što zapravo uvjerava sud

Suvremeni dokumenti nadmašuju sjećanje. E-poruka s potvrdom poslana istog poslijepodneva, unos u kalendaru, citat s rukom pisanom prilagodbom, poruka u chatu o tjednu isporuke, plan projekta poslan nakon sastanka: svaki od njih popravlja detalj u trenutku kada nitko nije bio u sporu. Otprilike rangirani po snazi, materijal koji odlučuje o ovim slučajevima je:

• pisane potvrde razgovora koje je druga strana primila i nije im proturječila;
• računi koji odgovaraju navedenim uvjetima, posebno ako su plaćeni u cijelosti ili djelomično;
• izvedba obje strane koja ima smisla samo ako je navodni sporazum postojao;
• interni dokumenti druge stranke, kao što su nalog ili proračun, koji se mogu zahtijevati u postupcima u kojima su posebno navedeni;
• iskazi svjedoka koji su bili prisutni, saslušani pod zakletvom ako sud naloži ispitivanje svjedoka.

Iskaz svjedoka je zaista koristan, ali je to zadnja rečenica, a ne prva. Sjećanje je rekonstruktivno, a svjedok koji je zaposlenik stranke koja ga poziva bit će ispitan upravo o toj točki. Jedan e-mail iz tog vremena obično ima veću težinu od dva prijateljska svjedoka tri godine kasnije.

Snimanje razgovora je zakonito u Nizozemskoj kada u njemu sami sudjelujete, a snimka napravljena na taj način može se koristiti kao dokaz. To nije neutralan korak: šteti povjerenju ako izađe na vidjelo, može biti u sukobu s ugovornom povjerljivošću, a naknadna obrada snimke i dalje mora biti u skladu s pravilima o zaštiti podataka. Kao rutinska praksa, to je loša zamjena za jednostavno zapisivanje onoga što je dogovoreno.

Što je zapravo dogovoreno: tumačenje i opći uvjeti

Dokazivanje postojanja ugovora samo je pola posla. Druga polovica je utvrđivanje što on kaže, a ovdje je nizozemski zakon znatno manje doslovan nego što mnogi međunarodni sudionici očekuju.

Haviltexov standard

Od presude u predmetu Haviltex na Hoge Raadu iz 1981. godine, značenje ugovora ne određuje se samo riječima, već značenjem koje su stranke razumno mogle pripisati ugovoru u danim okolnostima i onim što su mogle razumno očekivati ​​jedna od druge. Sud razmatra pregovore, položaj i stručnost stranaka, tržišnu praksu i način na koji su se stranke ponašale nakon dogovora. Kod usmenog sporazuma ovo je dvosmjerno: nema riječi na koje se može osloniti, pa ponašanje i dopisivanje postaju primarni materijal, a stranka čije je ponašanje dosljedno bilo u suprotnosti s dogovorom za koji sada tvrdi da ima poteškoća.

Dva zadana pravila tiho obavljaju puno posla tamo gdje stranke nikada nisu raspravljale o nijednoj točki. Razumnost i pravičnost nadopunjuju ugovor i mogu, u iznimnim slučajevima, odgoditi odredbu čija bi primjena bila neprihvatljiva. Kupac ili klijent koji otkrije nedostatak mora se žaliti u razumnom roku od otkrivanja ili gubi pravo pozivati ​​se na njega; u trgovačkim odnosima to je razdoblje kratko, a puštanje nezadovoljavajuće isporuke da prolazi u tišini mjesecima poznat je način gubitka inače valjane potraživanja.

Opći pojmovi i pravilo prvog udarca

Većina komercijalnih stranaka namjerava primjenjivati ​​vlastite opće uvjete i odredbe, a većina usmenih poslova sklapa se bez da ih bilo koja strana spomene. Nizozemski zakon rješava rezultirajuću koliziju pravilom prvog pokušaja u članku 6:225 Građanskog zakonika: kada se ponuda i prihvat odnose na različite skupove općih uvjeta, drugo pozivanje nema učinka osim ako izričito ne odbija uvjete na koje se odnosi ponuda. Odbijanje skriveno u sitnom tisku drugog skupa nije dovoljno; mora biti eksplicitno.

Primjenjivost je samo prva prepreka. Opći uvjeti obvezuju drugu stranku samo ako je toj stranci dana stvarna prilika da ih se upozna prije ili u vrijeme sklapanja ugovora, što u praksi znači njihovu predaju ili slanje, a pozivanje na web stranicu nije automatski dovoljno u poslovnom okruženju. Usmeni sporazum u kojem nitko nije spomenuo nikakve opće uvjete, nakon čega slijedi račun ispisan s uvjetima na poleđini, obično rezultira uvjetima koji se uopće ne primjenjuju. Naša stranica o radu odvjetnika za ugovorno pravo navodi kako se ti dokumenti sređuju prije, a ne nakon spora.

Kad pregovori propadnu prije nego što se postigne dogovor

Komercijalni pregovori ponekad se zaustave tik prije dogovora, a strana koja je već investirala želi znati hoće li druga strana jednostavno odustati. Kao početna točka, to može biti: sloboda ugovaranja uključuje slobodu da se ne zaključi ugovor. Hoge Raad postavio je strogi standard za odstupanje od te početne točke, smatrajući da je prekid pregovora neprihvatljiv samo u iznimnim okolnostima, posebno kada druga strana opravdano može očekivati ​​da će doći do nekog ugovora ili kada druge okolnosti čine prekid neprihvatljivim.

Tamo gdje se taj prag prijeđe, uobičajeni pravni lijek je naknada za nastale troškove, a samo rijetko za profit koji bi propali ugovor donio. Praktična lekcija je zrcalna slika one o rukovanju: ako se od vas traži da uložite u posao koji još nije zaključen, zabilježite što je do sada dogovoreno, izričito zabilježite što nije i napišite troškove pripremnih radova prije nego što ih napravite.

Što učiniti kada se prekrši usmeni dogovor

Prvi korak gotovo nikada nije parnica. To je pisana obavijest o neizvršenju obveze (ingebrekestelling) prema članku 6:82 Građanskog zakonika: pismo ili e-pošta u kojoj se navodi što je dogovoreno, što nije izvršeno i daje se razuman rok za ispravljanje. Bez te obavijesti dužnik općenito nije u neizvršenju obveze, a bez neizvršenja obveze ne postoji pravo na naknadu štete niti pravo na raskid ugovora. Obavijest čini još nešto vrijedno u sporu oko usmenog sporazuma: prisiljava drugu stranu da odgovori na pisanu verziju dogovora, a njezin odgovor, odnosno njezina šutnja, postaje dokaz.

Obavijest nije potrebna u svakom slučaju. Kada je rok dogovoren između stranaka istekao, kada je dužnik već izjavio da neće ispuniti obvezu ili kada je ispunjenje postalo trajno nemoguće, neizvršenje obveze nastaje po sili zakona. U slučaju sumnje, ipak pošaljite obavijest; za to nema kazne, a postoji stvarna kazna za njezino propuštanje.

Šteta, razvod i rokovi

Nakon što dužnik dođe u neizvršenje obveze, članak 6:74 Građanskog zakonika daje vjerovniku pravo na naknadu štete uzrokovane kršenjem obveze. Taj gubitak može uključivati ​​izgubljenu dobit, ali samo u mjeri u kojoj se može pripisati kršenju obveze i potkrijepiti brojkama; u slučaju usmenog sporazuma, tužbeni zahtjevi se obično smanjuju, jer dogovoreni volumen ili marža nikada nisu utvrđeni na papiru. Uz to se mogu tražiti i razumni troškovi utvrđivanja gubitka i izvansudskog dobivanja naplate.

Alternativa provedbi dogovora je njegov raskid. Članak 6:265 Građanskog zakonika dopušta raskid zbog bilo kakvog neizvršenja, osim ako je neizvršenje premalo da bi se opravdalo, a raskid stvara obveze poništavanja onoga što je već izvršeno. Tražiti li ispunjenje, naknadu štete ili raskid strateški je izbor koji ovisi o tome što još uvijek želite od druge strane i što možete dokazati.

Rokovi su neumoljivi. Zahtjev za ispunjenje ugovorne obveze zastarijeva pet godina od dana dospijeća potraživanja, prema članku 3:307 Građanskog zakonika, a pisana opomena koja nedvosmisleno zadržava pravo na ispunjenje prekida to razdoblje prema članku 3:317. Dugoročni komercijalni odnosi u kojima se računi osporavaju, a zatim ostavljaju na miru klasičan su način da se izgubi potraživanje jednostavnim čekanjem.

Tamo gdje je sporni iznos ispod zakonskog limita za podokružni sud (kantonrechter), postupak se može pokrenuti bez odvjetnika i relativno je brz; naš pregled sporova male vrijednosti u Nizozemskoj objašnjava taj put. Iznad limita predmet ide na okružni sud i zastupanje od strane odvjetnika je obavezno. Posredovanje vrijedi razmotriti tamo gdje trgovački odnos još uvijek ima vrijednost, a arbitražu samo tamo gdje su se stranke valjano pismeno dogovorile o tome.

Usmena promjena pisanog ugovora

Najčešći spor oko usmenog sporazuma u trgovačkoj praksi ne odnosi se na ugovor koji nikada nije bio napisan, već na pisani ugovor koji je usmeno mijenjan tijekom cijelog procesa. Raspored isporuke se telefonski dogovara, odobrava se popust za jednu sezonu, opseg posla raste sa sastanka na sastanak, a dvije godine kasnije stranke se ne slažu oko toga koja se verzija primjenjuje.

Budući da nizozemsko pravo ne zahtijeva formu, usmena izmjena pisanog ugovora u načelu je jednako valjana kao i sam ugovor. Mnogi trgovački ugovori pokušavaju zatvoriti ta vrata klauzulom koja navodi da su izmjene valjane samo ako su pismeno dogovorene i potpisane od strane obje strane. Takva klauzula je korisna i mijenja argument, ali nije apsolutna prepreka: može li se stranka pozvati na nju ovisi o okolnostima, a stranka koja je dugo djelovala na temelju verbalne promjene, prihvatila njezinu korist i nikada se nije pozvala na klauzulu može smatrati da je oslanjanje na nju neprihvatljivo. Sigurnije tumačenje je da klauzula čini usmenu izmjenu teže dokazivom i lakšom za oduprijeti se, a ne nemogućom.

Dodatni radovi su isti problem u drugom obliku. U građevinarstvu i profesionalnim uslugama, dodatni radovi dogovoreni na gradilištu stalni su izvor sudskih sporova, a izvođač radova koji ih je izvršio bez pisanih uputa mora dokazati i da su zatraženi i da je dogovorena cijena ili osnova za određivanje cijena. Kratka e-pošta prije početka dodatnih radova, a ne račun nakon njihovog završetka, razlika je između tužbe i svađe.

Ista disciplina primjenjuje se i na raskid. Ugovor koji je usmeno raskinut može se valjano raskinuti, ali stranka koja tvrdi da je dala obavijest mora dokazati da je to učinila, da je obavijest stigla do druge strane i kada. Tamo gdje otkazni rok teče od primitka, nesnimljeni telefonski poziv upravo je ona vrsta dokaza koja ne uspijeva u trenutku kada je najpotrebnija.

Kako održati brzinu i smanjiti rizik

Poslovni život neće čekati potpisani ugovor, i ne mora. Ono što slijedi je minimalna disciplina koja usmeni dogovor pretvara u nešto obranjivo bez usporavanja poslovanja.

Potvrdite isti dan. Dovoljna je kratka e-pošta u kojoj se navodi opseg, cijena ili mehanizam određivanja cijena, datum isporuke ili završetka, uvjeti plaćanja i primjenjivost vaših općih uvjeta. Zatražite potvrdu u jednom retku i odgovor tretirajte kao dio ugovorne datoteke. Ako druga strana ispravi sažetak, naučili ste nešto vrijedno u najjeftinijem mogućem trenutku.

Priložite svoje opće uvjete toj e-poruci umjesto da se na njih pozivate, i učinite isto pri prvoj narudžbi u bilo kojem novom odnosu. Zabilježite što je poslano, jer pitanje u sporu nije postoje li uvjeti, već je li druga strana imala stvarnu priliku pročitati ih.

Pišite račune koji opisuju rad, a ne ukupan iznos, s naznakom datuma ugovora i rezultata, te pismeno pratite neplaćene račune. Vodite evidenciju o svakom pozivu koji nešto mijenja, s datumom i sudionicima. U slučaju usmene izmjene ugovora, potvrdite izmjenu na isti način kao i original; sporovi oko izmjena su barem jednako česti kao i sporovi oko izvornog dogovora.

Konačno, zadržite pisani oblik tamo gdje to zakon zahtijeva. Klauzula o zabrani konkurencije, ugovor o franšizi, arbitražna klauzula ili ustup potraživanja koji postoji samo u razgovoru nije slab ugovor, ali nikakav ugovor, i nikakva količina naknadne dokumentacije ga ne popravlja. Naši vodiči za korporativno pravo navode dokumente koje većina nizozemskih tvrtki mora imati uredne prije nego što započnu pregovore.

Često postavljana pitanja

U gotovo svakom sporu oko usmenog dogovora pojavljuje se nekoliko praktičnih pitanja.

Law & More savjetuje nizozemske i međunarodne tvrtke o sklapanju ugovora, općim uvjetima i sporovima o onome što je dogovoreno. Ako druga ugovorna strana poriče dogovor za koji znate da je sklopljen ili želite da se vaš proces ugovaranja postavi na temelj koji će preživjeti spor, rado ćemo to razmotriti s vama.