Pokretanje posla u Nizozemskoj: pravni koraci

Pokretanje poslovanja u Nizozemskoj prolazi kroz četiri pravna koraka: odabir pravnog oblika, registracija u trgovačkom registru koji vodi Trgovinska komora (KVK), ispunjavanje obveza koje se odnose na odabrani oblik te dogovaranje dozvola, osiguranja i ugovora koje zahtijeva vaša djelatnost. Samostalni poduzetnik može se registrirati u jednom terminu; društvo s ograničenom odgovornošću (DČ) prvo zahtijeva javnobilježnički zapis. Izbor između njih je prije svega odluka o odgovornosti.

Odluka koja dolazi prva: pravni oblik

Nizozemski zakon dijeli poslovne oblike na one s pravnom osobnošću i one bez nje, a ta granica određuje tko plaća kada stvari krenu po zlu. Samostalno poduzeće (eenmanszaak) i javno trgovačko društvo (vennootschap onder firma, VOF) nemaju pravnu osobnost: poduzeće i osoba iza njega ista su pravna osoba, tako da poslovni vjerovnici mogu doći do privatne imovine, uključujući dom i štednju. Poslovni subjekt, zadruga i zaklada zasebne su pravne osobe koje posjeduju vlastitu imovinu i duguju vlastite dugove.

To je suština izbora. Sve ostalo, trošak, imidž, administracija, proizlazi iz toga.

Samostalni vlasnik

Eenmanszaak je prikladan za uslužnu djelatnost s jednom osobom i ograničenim izlaganjem. Registracija je brza, računovodstvene obveze su lagane, a dobit se oporezuje u osobnoj prijavi vlasnika, s olakšicama za poduzetnike dostupnim u prvim godinama. Postoji samo jedan vlasnik, iako tvrtka može zapošljavati osoblje.

Izloženost je neograničena i nije teoretska. Zahtjev za profesionalni nemar, insolventnost klijenta koja vas ostavlja nesposobnima za plaćanje vlastitih dobavljača ili nesreća na poslovnim prostorijama klijenta mogu dosegnuti privatnu imovinu, a ako je poduzetnik u braku u zajednici imovine, slijedi izloženost partnera. Osiguranje od profesionalne i javne odgovornosti pokriva dio tog rizika; ne stvara pravnu rastavu. Tamo gdje aktivnost uključuje dionice, poslovne prostore, zaposlenike ili savjete na koje se klijenti financijski oslanjaju, eenmanszaak je obično pogrešan oblik.

Generalno partnerstvo

VOF su dvije ili više osoba koje posluju pod zajedničkim imenom. Svaki partner doprinosi novcem, robom ili radom, a svaki je partner solidarno odgovoran za sve dugove partnerstva. Vjerovnik stoga može naplatiti cijeli dug od partnera koji je solventan, bez obzira na interne udjele u dobiti, a partner je vezan ugovorima koje ostali partneri sklapaju unutar okvira poslovanja.

Zbog toga je ugovor o partnerstvu bitan, a ne opcionalan. Trebao bi evidentirati doprinose, udjele u dobiti i gubitku, donošenje odluka i ograničenja ovlasti svakog partnera, što se događa u slučaju bolesti, smrti, odlaska u mirovinu ili spora, mehanizam vrednovanja udjela partnera koji odlazi i zabranu konkurencije kada je to opravdano. Partnerstva bez pisanog ugovora čine nesrazmjeran udio sporova koje vidimo. Zakonodavstvo za modernizaciju nizozemskog prava o partnerstvima priprema se godinama i nije stupilo na snagu; postojeća pravila Trgovačkog zakonika i dalje se primjenjuju.

Komanditno društvo (commanditaire vennootschap) je varijanta u kojoj tihi partner unosi kapital bez upravljanja. Ta je zaštita krhka: tihi partner koji sudjeluje u upravljanju gubi je i postaje potpuno odgovoran, što je zamka za investitore koji se ne mogu oduprijeti sudjelovanju.

Društvo s ograničenom odgovornošću

BV je standardno sredstvo za sve što ima zaposlenike, vanjske investitore, značajne ugovore ili stvarni rizik. To je zasebna pravna osoba, tako da je u načelu samo tvrtka odgovorna za svoje dugove; dioničar riskira uplaćeni kapital. Od 2012. ne postoji minimalni temeljni kapital, tako da se BV može osnovati s nominalnim iznosom, a dionice se mogu slobodno strukturirati, zbog čega investitori očekuju da ga imaju.

Za osnivanje društva potreban je javnobilježnički akt koji sastavlja nizozemski bilježnik, a koji sadrži statut, a zatim se društvo upisuje u trgovački registar. Statut nije formalnost: njime se utvrđuje tko imenuje i razrješava direktore, jesu li prijenosi dionica ograničeni, kako glavna skupština odlučuje i ima li ovlasti bilo koje tijelo osim glavne skupštine. Posvetite im vrijeme prilikom osnivanja, jer njihova kasnija izmjena znači povratak javnom bilježniku.

Ograničenje odgovornosti također nije apsolutno. Direktori mogu biti osobno odgovorni za nepravilno upravljanje, za isplate izvršene bez odgovarajuće procjene solventnosti, za neplaćene poreze i doprinose za mirovinsko osiguranje ako društvo nije obavijestilo o svojoj nemogućnosti plaćanja te prema vjerovniku ako su preuzeli obveze znajući da ih društvo ne može ispuniti. Osoba koja djeluje u ime poslovnog subjekta koji još nije osnovan osobno je odgovorna dok društvo ne ratificira čin, što je čest problem kada trgovanje započne prije imenovanja javnog bilježnika. Naši članci o pravnim koracima od ideje do poslovnog subjekta i o odgovornosti prije osnivanja bave se objema točkama.

Uspoređivanje obrazaca

Promjena oblika je moguća kasnije. Samostalni poduzetnik može se pretvoriti u poslovno društvo, a to je uobičajena praksa u pravom trenutku, prije nego što se izloženost materijalizira. Pretvaranje ima pravne posljedice za ugovore, zaposlenike i dozvole, koje se moraju prenijeti ili obnoviti, a ne pretpostavljati da slijede automatski.

Registracija u trgovačkom registru

Svako poduzeće u Nizozemskoj mora biti upisano u trgovački registar koji vodi KVKZa samostalno poduzetništvo ili partnerstvo registrirate se sami ispunjavanjem online obrasca i osobnim dolaskom na sastanak; vremensko pravilo je da se registracija obavi najranije tjedan dana prije početka poslovanja i najkasnije tjedan dana nakon toga. Za poslovno poduzeće (BV), javni bilježnik obično obavlja prvu registraciju kao dio osnivanja društva.

Ponesite važeći identifikacijski dokument i dokaz o poslovnoj adresi. Adresa mora biti stvarna ona na kojoj je tvrtka osnovana; registracija koja se sastoji samo od poštanskog sandučića može biti odbijena, a ako radite iz unajmljenog doma ili stana koji je predmet udruge vlasnika, provjerite ugovor o najmu i pravila udruge prije registracije, jer oboje često ograničava komercijalnu upotrebu.

Na sastanku opisujete svoje aktivnosti, koje se prevode u jedan ili više standardnih industrijskih kodova. Odaberite opis koji je točan, ali ne i umjetno sužen, tako da prirodno proširenje poslovanja ne zahtijeva izmjenu. Unos je javan i plaća se naknada koju KVK postavlja i prilagođava s vremena na vrijeme.

Trgovačko ime je pravno pitanje, a ne administrativno.

Registriranje imena kod KVK ne daje vam prava na njega. Nizozemski zakon o trgovačkom imenu zabranjuje korištenje trgovačkog imena koje bi moglo izazvati zabunu s imenom koje je već koristilo drugo poduzeće, s obzirom na prirodu poslovanja i mjesto gdje posluju, te KVK ne provjerava to kada prihvaća vašu registraciju. Tvrtka stoga može biti registrirana, a ipak mora promijeniti naziv.

Prije nego što se odlučite za izradu natpisa, domenu i tiskanice, vrijedi provjeriti dvije stvari. Pretražite trgovački registar za slična imena u vašem sektoru i pretražite registar zaštitnih znakova Beneluksa, jer registrirani zaštitni znak može blokirati trgovačko ime čak i ako je trgovačko ime prvo nastalo u drugoj regiji. Ako je ime važno za poslovanje, registrirajte ga kao zaštitni znak; to je jedini način da steknete isključivo pravo na njega, a puno je jeftinije od rebrandinga. Naš članak o zaštiti intelektualnog vlasništva u Nizozemskoj pokriva širi portfelj.

Registar UBO

Pravne osobe registrirane u Nizozemskoj također moraju registrirati svoje krajnje stvarne vlasnike, odnosno fizičke osobe koje u konačnici posjeduju ili kontroliraju subjekt, u registru krajnjih stvarnih vlasnika koji se vodi uz trgovački registar. Ova obveza proizlazi iz europskog zakonodavstva o sprječavanju pranja novca i primjenjuje se na poslovno društvo, zadrugu, zakladu i partnerstvo, ali ne i na samostalno poduzetništvo. Neregistracija ili netočna registracija predstavlja gospodarski prekršaj i provodi se.

Pristup registru više nije javan. Nakon presude Suda Europske unije, pristup opće javnosti je ukinut, a registar sada mogu pregledavati nadležna tijela, Jedinica za financijsku obavještajnu djelatnost, institucije koje provode dubinsku analizu klijenata i stranke koje mogu dokazati legitimni interes. Održavajte unos ažurnim: mora se ažurirati kada se promijeni vlasnička ili kontrolna struktura, a banke ga provjeravaju. Glosar u registru stvarnih vlasnika navodi tko se kvalificira kao stvarni vlasnik.

Porezna registracija i gdje prestaju naši savjeti

Registracija u trgovačkom registru automatski se prosljeđuje nizozemskoj Poreznoj i carinskoj upravi, a PDV broj i ostali porezni identifikatori slijede poštom. Ne registrirate se zasebno.

Okvir je jednostavan za opis. Dobit od samostalnog poduzetništva ili udjela u partnerstvu oporezuje se u poreznoj prijavi poduzetnika. Poslovni subjekt plaća porez na dobit na vlastitu dobit, a ono što vlasnik zatim izvuče iz nje, plaća ili dividenda, ponovno se oporezuje na razini pojedinca, s nizom pravila o plaći koju direktor-dioničar mora primiti. Porez na dodanu vrijednost obračunava se na većinu isporuka i periodično se obračunava, a shema malih poduzeća omogućuje poduzećima ispod praga prometa da se u potpunosti odreknu naplate i povrata PDV-a.

Ono što je važnije od bilo kojeg od tih opisa jest izbor koji oni prikrivaju, a to je onaj koji namjerno ne donosimo za klijente. Koji je oblik fiskalno povoljan, isplati li se shema malog poduzeća izgubiti ulazni PDV, na kojoj razini profita poslovno poduzeće postaje atraktivno, je li struktura holdinga opravdana i ispunjava li novi osnivač uvjete za inozemni smještaj, sve su to porezna pitanja čiji odgovori utječu na stope i pragove koji se prilagođavaju barem jednom godišnje i koji su se više puta mijenjali posljednjih godina. Ova tvrtka ne daje porezne savjete. Postavite ta pitanja računovođi ili poreznom savjetniku, zatražite podatke koji vrijede u godini u kojoj počinjete, a zatim dopustite nama da se pobrinemo da je pravna struktura ispod odgovora ispravno postavljena.

Dva pravna boda u vezi s porezom ovdje pripadaju. Prvo, poslovne i privatne financije treba odvojiti od prvog dana i čuvati evidenciju; obveza vođenja administracije iz koje se prava i obveze mogu utvrditi u bilo kojem trenutku je pravna, a nepoštivanje ima posljedice koje sežu daleko izvan poreza, uključujući pretpostavku nepravilnog upravljanja ako tvrtka kasnije propadne. Drugo, poslovni subjekt koji ne može platiti poreze na plaće ili doprinose za mirovinsko osiguranje mora na vrijeme obavijestiti vlasti; direktori koji ne daju tu obavijest suočavaju se s osobnom odgovornošću, a to je jedan od najčešćih puteva do osobne tužbe protiv direktora male tvrtke.

Bankarstvo, osiguranje i ugovori koji su vam potrebni od prvog dana

Nizozemski poslovni bankovni račun sljedeći je praktični korak i upravo tu novi poduzetnici najčešće gube vrijeme. Banke podliježu zakonodavstvu o sprječavanju pranja novca i moraju razumjeti tko ste, čime se tvrtka bavi, odakle dolazi njezin novac i tko će biti njezini kupci. Očekujte da ćete to jasno objasniti, predočiti izvadak iz trgovačkog registra, identifikacijski i broj građanske službe, a često i poslovni plan ili prognozu novčanog toka. Zahtjevi se odbijaju ili odgađaju najčešće zato što je opis djelatnosti nejasan ili zato što vlasnička struktura nije jasno dokazana, stoga pripremite oboje.

Što se tiče osiguranja, pozicija je mješavina obveznog i toplo preporučljivog. Zdravstveno osiguranje je obvezno za sve koji žive u Nizozemskoj i mora se ugovoriti u roku od četiri mjeseca od registracije boravka. Osiguranje motornih vozila je obavezno za poslovno vozilo. Nakon što nekoga zaposlite, imate zakonsku obvezu brige za njihovu sigurnost i obvezu da nastavite isplaćivati ​​plaće tijekom bolesti dulje vrijeme, a ta kombinacija je razlog zašto poslodavci osiguravaju rizik.

Osiguranje od profesionalne odgovornosti pokriva financijski gubitak koji klijent pretrpi kao rezultat pogreške u savjetu ili profesionalnim uslugama, a osiguranje od javne odgovornosti pokriva štetu na osobama ili imovini. Niti jedno od toga nije zakonski obavezno u većini sektora, ali neke regulirane profesije moraju imati pokriće, a mnogi klijenti ga ugovorno zahtijevaju. Poduzetnik bez zaposlenika nema automatsku zaštitu prihoda tijekom dugotrajne bolesti, zbog čega se osiguranje od invalidnosti isplati odrediti umjesto pretpostavljati.

Zatim tu su dokumenti. Prije nego što nekome pošaljete račun, trebali biste imati opće uvjete poslovanja koji su sastavljeni za vaše poslovanje i koje zapravo dostavljate drugoj strani prije ili u vrijeme sklapanja ugovora, jer se uvjeti koji nisu dostavljeni mogu poništiti. Trebali biste imati predložak ugovora za posao koji obavljate, koji se odnosi na opseg, plaćanje, intelektualno vlasništvo i odgovornost. Ako obrađujete osobne podatke, a gotovo svako poduzeće to čini, potrebna vam je izjava o privatnosti i zapisnik o aktivnostima obrade te ugovor o obradi sa svakim dobavljačem koji obrađuje podatke za vas.

Dozvole, sektorska pravila i stvari koje ljudi zaboravljaju

Registracija omogućuje poslovanje; ne čini aktivnost zakonitom. Iznenađujuće velik broj aktivnosti zahtijeva nešto više, a obveza je na poduzetniku, a ne na KVK.

Prostori su prvo mjesto na koje treba obratiti pozornost. Korištenje zgrade u svrhu koju prostorni plan ne dopušta zahtijeva dozvolu prema zakonu o zaštiti okoliša koji se primjenjuje od 2024. godine, a provedbu provodi općina. Posluživanje alkohola zahtijeva dozvolu prema Zakonu o alkoholu, sa zahtjevima u vezi s prostorima i osobama koje njima upravljaju. Priprema ili prodaja hrane dovodi vas pod pravila o sigurnosti hrane i nadzor tijela za sigurnost hrane i potrošačkih proizvoda. Primanje plaćanja od potrošača, pružanje kreditnih, osiguravajućih ili investicijskih usluga ili rukovanje novcem klijenata može vas dovesti pod financijski nadzor, a pružanje određenih profesionalnih usluga nosi obvezu identifikacije klijenata i prijavljivanja neobičnih transakcija prema zakonu o sprječavanju pranja novca.

Jedna promjena zaslužuje poseban spomen jer je neizbježna. Tvrtke koje stavljaju radnike na raspolaganje drugima, sektor privremenih agencija u širokom smislu, morat će dobiti odobrenje od novog tijela za prijem prije nego što to mogu učiniti. Registracija počinje 1. studenog 2026. i završava 31. prosinca 2026., uvjet za prijem stupa na snagu 1. siječnja 2027., a provedba slijedi od 1. siječnja 2028. Svatko tko se osniva u tom sektoru ili oko njega trebao bi se time baviti sada, a ne u novoj godini. Naš pregled novog nizozemskog zakonodavstva za poduzetnike obuhvaća ovu i druge promjene u istom razdoblju.

Kad se suočiš s prvom osobom

Zapošljavanje mijenja pravni položaj tvrtke više od bilo kojeg drugog pojedinačnog koraka. Prije prvog dana potreban vam je pisani ugovor o radu koji je u skladu s nizozemskim zakonom o radu, evidencija plaća te procjena rizika i evaluacija uvjeta rada, što je zakonska obveza za svakog poslodavca s osobljem i koju inspektori provjeravaju. Također biste trebali utvrditi primjenjuje li se kolektivni ugovor o radu na vaš sektor, jer ako se primjenjuje, njegovi uvjeti o plaći, radnom vremenu i dodacima imaju prednost nad onim što ste pojedinačno dogovorili.

Angažiranje samozaposlenog izvođača radova nije rješenje. Ako odnos u praksi ima obilježja zaposlenja, rada, plaće i odnosa autoriteta, tretirat će se kao zaposlenje bez obzira na to što ugovor kaže, s posljedicama za poreze na plaće i zaštitu od otkaza. Moratorij na provedbu u ovom području završio je 1. siječnja 2025., a usvojen je zakon kojim se uvodi oboriva pretpostavka zaposlenja ispod praga satnice, a njegovo stupanje na snagu odredit će se kraljevskim dekretom. Sastavite angažman oko rezultata, omogućite izvođaču da radi za druge i periodično preispitujte odgovara li praksa i dalje stanju na papiru.

Osnivači koji nisu državljani EU-a

Boravišna dozvola koja dopušta zaposlenje nije ista kao ona koja dopušta vođenje vlastitog posla i registraciju na KVK ne stvara pravo na rad. Državljanin države EU-a ili EGP-a ili Švicarske ne treba ništa osim općinske registracije. Svi ostali trebaju dozvolu boravka koja pokriva samozapošljavanje, a postoji nekoliko ruta: dozvola za samozaposlene osobe, procijenjena na temelju vrijednosti poduzeća za nizozemsko gospodarstvo; dozvola za pokretanje poslovanja, koja osnivaču daje godinu dana za izgradnju poslovanja s priznatim posrednikom; i ruta za visokokvalificirane migrante za one koji će biti zaposleni u vlastitoj ili drugoj tvrtki. Državljani Sjedinjenih Država mogu se osloniti na ugovornu rutu s lakšim uvjetima, a turski državljani imaju koristi od aranžmana mirovanja prema sporazumu o pridruživanju s Europskom unijom.

Redoslijed je važan: dogovorite dozvolu prije nego što se obvežete na prostorije, osoblje ili najam i imajte na umu da se dozvola za samozapošljavanje procjenjuje na temelju poslovnog plana koji mora izdržati stručnu provjeru. Naši vodiči o vizi za pokretanje poslovanja , dozvoli za samozapošljavanje i dobivanju radne dozvole u Nizozemskoj navode uvjete za svaki, a članak o osnivanju nizozemskog poslovnog društva sa stranim dioničarima bavi se korporativnom stranom.

Obveze koje nastaju kako posao raste

Nekoliko dužnosti ne veže se za čin početka već za postizanje određene veličine, a one stižu bez da itko pošalje podsjetnik.

Poslovni subjekt mora podnijeti svoje godišnje financijske izvještaje trgovačkom registru, s krajnjim rokom od dvanaest mjeseci nakon završetka financijske godine, a zakašnjelo podnošenje smatra se nepravilnim upravljanjem ako tvrtka kasnije ode u stečaj. Veće tvrtke dodatno trebaju reviziju. Poslodavac od pedeset zaposlenika mora osnovati radničko vijeće, a također mora imati interni postupak za prijavljivanje sumnji na nepravilnosti prema zakonu o zaštiti zviždača, sa zaštitom za osobu koja prijavljuje.

Sektorski propisi slijede isti obrazac. Od 15. kolovoza 2026. nizozemski zakon o kibernetičkoj sigurnosti kojim se provodi Europska direktiva o mrežnoj i informacijskoj sigurnosti primjenjuje se na organizacije u sektorima koje određuje, donoseći obvezu registracije u nacionalnom centru za kibernetičku sigurnost, poduzimanja sigurnosnih mjera i prijavljivanja značajnih incidenata u roku od dvadeset četiri sata u početku, a s potpunijim izvješćem u roku od sedamdeset dva sata. Ulazi li vaše poslovanje u opseg ovisi o njegovom sektoru i veličini, a odgovor je vrijedno utvrditi, a ne pretpostavljati.

Općenito je da je nizozemsko poduzeće na početku slabo regulirano, a postupno se regulira više kako raste. Stvaranje navike provjeravanja, jednom godišnje, u koje je obveze poduzeće preraslo jeftinije je nego otkrivanje jedne od njih putem ovršnog pisma.

Što učiniti kojim redoslijedom

Slijed koji izbjegava većinu problema je kratak. Odaberite pravni oblik na temelju izloženosti, a ne troškova. Ako se radi o poslovnom subjektu, uputite javnog bilježnika i nemojte sklapati ugovor u ime tvrtke prije nego što se ugovor sastavi. Provjerite ime u trgovačkom registru i registru zaštitnih znakova prije nego što se obvežete. Registrirajte se kod KVK unutar zakonskog roka i provjerite je li adresa ona koju smijete koristiti u komercijalne svrhe. Registrirajte stvarne vlasnike gdje je to propisano obrascem. Otvorite bankovni račun s jasnim opisom djelatnosti tvrtke. Pripremite opće uvjete, standardni ugovor i dokumente o zaštiti podataka prije nego što izdate račun. Utvrdite koje dozvole zahtijeva vaša djelatnost i prijavite se prije nego što počnete, a ne nakon toga. A tamo gdje zapošljavate ili angažirate nekoga, odmah na početku sastavite ugovor, jer je to puno jeftinije nego ispravljati ga nakon osamnaest mjeseci.

Često postavljana pitanja

Ovo su pitanja koja nam najčešće postavljaju osnivači koji ovdje osnivaju tvrtke. Odgovori su općeniti; što se odnosi na vas ovisi o vašem pravnom obliku, vašem državljanstvu i sektoru u koji ulazite.

Law and More savjetuje osnivače i tvrtke o pravnoj strani pokretanja poslovanja u Nizozemskoj: odabir i, gdje je potrebno, promjena pravnog oblika, izrada statuta i ugovora dioničara, ugovora o partnerstvu, općih uvjeta poslovanja i komercijalnih ugovora, dokumentacije za zapošljavanje i ugovore o radu te dozvola boravka koje su potrebne osnivačima izvan Europske unije. Ako se pripremate za pokretanje poslovanja ili ste se već registrirali i želite provjeriti pravne temelje prije nego što poslovanje preraste u njih, kontaktirajte nas.