Koliko dugo smijete čuvati podatke? GDPR ne daje nikakvu brojku, samo standard: ne dulje nego što je potrebno. Stroga razdoblja postoje, ali ona proizlaze iz drugih zakona.
Pravna osnova
Članak 5(1)(e) GDPR-a sadrži načelo ograničenja pohrane: osobni podaci ne smiju se čuvati u obliku koji omogućuje identifikaciju dulje nego što je potrebno za potrebe obrade. Ono što je potrebno jest da kontrolor utvrdi i bude u mogućnosti opravdati. Fiksna razdoblja dolaze iz drugih izvora. Članak 52. Zakona o državnim porezima zahtijeva od poduzeća da čuvaju svoje evidencije sedam godina, a za podatke o nekretninama produženo na deset godina. Evidencija o plaćama mora se čuvati pet godina nakon prestanka radnog odnosa. Tamo gdje se primjenjuje zakonska obveza čuvanja, ona ima prednost pred zahtjevom za brisanje.
Kako to djeluje u praksi
To postaje izvedivo samo uz raspored čuvanja: razdoblje, osnova i vlasnik za svaku kategoriju podataka, s periodičnim čišćenjem koje se stvarno provodi. Za podatke o zapošljavanju uobičajena je praksa četiri tjedna nakon završetka postupka ili godinu dana uz pristanak kandidata. Za snimke kamera nizozemsko tijelo za zaštitu podataka koristi četiri tjedna, osim u slučaju specifičnog incidenta.
Gdje krene po zlu
Tri se točke ponavljaju. Prvo, sigurnosne kopije i arhive, koje ostaju izvan rasporeda i tamo stoje godinama. Drugo, zbrka između porezne obveze zadržavanja i GDPR-a, što dovodi do toga da se sve čuva sedam godina. Treće, korištenje starih datoteka za nove svrhe, što zahtijeva vlastitu pravnu osnovu.
Povezani pojmovi
Razdoblja čuvanja podataka povezana su s pravima ispitanika , povredom osobnih podataka i ugovorom o obradi podataka.
Daljnje čitanje
Više o ovoj temi: Razdoblja čuvanja podataka prema nizozemskom zakonodavstvu: koliko dugo možete čuvati podatke o kupcima?
Želite li da vaša politika zadržavanja podataka bude uredna? Naši IT pravnici sastavljaju raspored.
