Pravna usklađenost u Nizozemskoj: koja pravila obvezuju vaše poslovanje?

Pravna usklađenost znači da vaše poduzeće poštuje svako pravilo koje ga obvezuje: nizozemske zakone, izravno primjenjive propise EU, uvjete dozvola i licenci, kolektivne ugovore o radu i interne politike koje ste sami usvojili. Za tvrtku u Nizozemskoj ta pravila spadaju u ograničen broj područja, svako sa svojim nadzornikom, ali njima možete upravljati tek kada znate koja se područja odnose na vas i tko ih provodi.

Glavna područja su zapošljavanje, zaštita podataka i kibersigurnost, porezno i ​​financijsko izvještavanje, sprječavanje pranja novca i sankcije, pravo tržišnog natjecanja i potrošača, okoliš i sigurnost proizvoda, korporativno vođenje poslovanja i sektorske licence. U nastavku objašnjavamo što svako područje zahtijeva, koje ga tijelo nadzire, koliki su troškovi neusklađenosti i kako izgraditi program za koji možete dokazati da funkcionira.

Koja je razlika između pravne i regulatorne usklađenosti?

Pravna usklađenost je opća dužnost poštivanja zakona koji se primjenjuje na sve. Regulatorna usklađenost je uži skup obveza koje imenovani nadzornik prati i provodi u određenom sektoru ili za određeni rizik.

Pravna usklađenost obuhvaća nizozemski građanski zakonik (Burgerlijk Wetboek, BW), porezno zakonodavstvo, radno pravo, kazneno pravo i opća pravila o okolišu i osobnim podacima. Postavlja minimalni standard i primjenjuje se bez obzira na to provodi li netko provjeru ili ne.

Usklađenost s propisima primjenjuje se, na primjer, na instituciju za plaćanje prema Zakonu o financijskom nadzoru (Wet op het financieel toezicht, Wft), bolnicu pod inspektoratom zdravstva, tvrtku koja upravlja postrojenjem prema ekološkoj i građevinskoj dozvoli (omgevingsvergunning) ili priređivača kockanja prema Zakonu o klađenju i igrama na sreću (Wet op de kansspelen). Tipične značajke su licenca ili registracija, trajna obveza izvješćivanja, ovlasti inspekcije i administrativne sankcije kao što je nalog koji podliježe plaćanju novčane kazne (last onder dwangsom) ili administrativnoj novčanoj kazni (bestuurlijke boete).

Zašto je razlika važna u praksi

To dvoje se provodi na različite načine i različitim tempom. Kršenje općeg zakona obično se otkrije kroz spor, tužbu ili kaznenu istragu, a o tome odlučuje sud. Kršenje regulatornog pravila otkriva se kroz inspekciju ili obvezno izvješće i rješava se administrativno, često mnogo prije nego što se uključi sud.

Budite oprezni s okvirima iz drugih jurisdikcija. Američki Sarbanes-Oxleyjev zakon i sektorski kodeksi napisani za američko tržište nemaju pravnu snagu u Nizozemskoj, koliko god se često pojavljuju u softveru za usklađenost. Ono što obvezuje nizozemsku tvrtku jest nizozemsko i europsko pravo, plus ugovorni standardi koje ste prihvatili, kao što su pravilnik platnog sustava ili zahtjevi za reviziju kupca.

Odakle dolaze vaše obveze: izvana ili iznutra?

Vanjska usklađenost obuhvaća pravila koja su vam nametnuta izvana; unutarnja usklađenost obuhvaća pravila koja sami postavljate. Obje se računaju, jer unutarnje pravilo, nakon što ga usvojite, postaje standard prema kojem sud ili nadzornik procjenjuje vaše ponašanje.

Interna pravila uključuju kodeks ponašanja, matricu odobravanja troškova, politiku darova i ugošćavanja, kodeks dobavljača i standarde kvalitete iznad zakonskog minimuma. Dobrovoljnog su podrijetla, ali nisu na snazi. Nakon što se priopći, interno pravilo može postati dio radnog odnosa i mjerilo je za otkaz zbog kršenja pravila tvrtke.

Nizozemski i zakon EU-a sve više zahtijevaju da možete dokazati da ste se organizirali za usklađenost. Primjeri su načelo odgovornosti u GDPR-u, dužnost održavanja dobre administrativne organizacije i unutarnje kontrole u financijskom nadzoru te popis i evaluacija rizika prema zakonu o uvjetima rada. Dokumentacija je stoga dokaz, a ne birokracija. Također objašnjava zašto je za usklađenost potreban vlasnik s definiranim odgovornostima na razini uprave.

Što zahtijeva usklađenost s radnim propisima?

Zakon o radu je obvezujući zakon: ne možete ga ugovorom odstupiti na štetu zaposlenika. Većina tvrtki prvo ispunjava uvjete u vezi s tim, putem pravila o otkazu, radnom vremenu, minimalnoj plaći te zdravlju i sigurnosti.

Zakon o otkazu nalazi se u Knjizi 7 nizozemskog Građanskog zakonika. To je zatvoreni sustav: poslodavac treba imati jedan od zakonskih razloga u članku 7:669 BW i mora slijediti pravi put. Otkaz iz ekonomskih razloga i nakon dvije godine bolesti ide preko Agencije za osiguranje zaposlenika (UWV). Otkaz iz osobnih razloga, kao što su loš rad, poremećen radni odnos ili krivnja, ide preko podokružnog suda (kantonrechter). Otkaz uz obostrani pristanak bilježi se u sporazumu o nagodbi (vaststellingsovereenkomst), koji zaposlenik može opozvati u roku od 14 dana prema članku 7:670b BW.

Oko te jezgre nalaze se tri daljnja režima. Zakon o radnom vremenu (Arbeidstijdenwet) ograničava radno vrijeme i vrijeme odmora. Zakon o minimalnoj plaći i minimalnoj naknadi za godišnji odmor (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) postavio je zakonsku minimalnu plaću po satu od 1. siječnja 2024., koja se prilagođava dva puta godišnje. Zakon o uvjetima rada (Arbeidsomstandighedenwet) zahtijeva pisani popis i procjenu rizika (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) s planom djelovanja. Taj dokument je obično prva stvar koju traži Nizozemska agencija za rad (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Ako zapošljavate državljane izvan EGP-a, primjenjuje se Zakon o zapošljavanju stranaca (Wet arbeid vreemdelingen). Potrebna vam je radna dozvola ili jedinstvena dozvola za rad i boravak te morate provjeriti i kopirati identifikacijski dokument zaposlenika. Agencija za rad to provodi administrativnim kaznama.

Dva razvoja koja treba uključiti u svoj plan

Poslodavci s 50 ili više zaposlenika moraju imati interni postupak prijavljivanja koji ispunjava zahtjeve Zakona o zaštiti zviždača (Wet bescherming klokkenluiders). Nizozemsko tijelo za zviždače (Huis voor Klokkenluiders) jedan je od vanjskih kanala kojima se zaposlenici mogu obratiti.

Tvrtke koje stavljaju radnike na raspolaganje trećim stranama moraju se pripremiti za Zakon o prijemu posrednika u radu (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Zakon stupa na snagu 1. siječnja 2027., a nizozemska Agencija za rad provodit će uvjet prijema od 1. siječnja 2028. Nova nizozemska Agencija za tržište rada (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) procjenjuje zahtjeve za prijem. Pogođeni su i poslodavci, jer će korištenje dobavljača koji nije primljen samo po sebi biti zabranjeno.

Što zahtijevaju zaštita podataka i kibersigurnost?

Ako obrađujete osobne podatke, primjenjuje se GDPR i morate biti u mogućnosti dokazati da je vaša obrada zakonita. Ako poslujete u sektoru koji pokriva Zakon o kibernetičkoj sigurnosti (Cyberbeveiligingswet), također imate dužnost pažnje i dužnost prijavljivanja incidenata.

GDPR (na nizozemskom: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) dopunjen je nizozemskim Zakonom o provedbi GDPR-a (Uitvoeringswet AVG). Nadzornik je nizozemsko tijelo za zaštitu podataka (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Ne postoji opća obveza registracije kod AP-a prije obrade osobnih podataka. Umjesto toga, GDPR zahtijeva odgovornost.

U praksi to znači pravnu osnovu za svaku operaciju obrade, evidenciju aktivnosti obrade, jasne informacije o privatnosti, provedive postupke za zahtjeve za pristup, ispravak i brisanje te ugovor o obradi sa svakim obrađivačem. Također vam je potrebna dokumentirana procjena prijenosa izvan EGP-a, odgovarajuće sigurnosne mjere i procjena utjecaja na zaštitu podataka tamo gdje je vjerojatno da će obrada rezultirati visokim rizikom.

Prema članku 33. GDPR-a, morate prijaviti povredu osobnih podataka AP-u u roku od 72 sata od saznanja o njoj, osim ako je malo vjerojatno da će povreda rezultirati rizikom za pojedince. Prema članku 34. GDPR-a, također morate obavijestiti pogođene osobe ako je rizik visok. Neobavještavanje može se kazniti novčanom kaznom do 10 milijuna eura ili 2% svjetskog godišnjeg prometa. Najviše kazne GDPR-a, na primjer za obradu bez zakonite osnove, idu do 20 milijuna eura ili 4% svjetskog godišnjeg prometa, ovisno o tome što je veće.

Kibernetička sigurnost u okviru Zakona o kibernetičkoj sigurnosti

Zakon o kibernetičkoj sigurnosti, kojim se provodi EU NIS2 direktiva, primjenjuje se od 15. kolovoza 2026. Obuhvaća bitne i važne subjekte u određenim sektorima. Moraju se registrirati pri Nacionalnom centru za kibernetičku sigurnost (NCSC) i ispunjavati dužnost skrbi koja obuhvaća upravljanje rizicima, sigurnost lanca opskrbe, rješavanje incidenata i kontinuitet poslovanja. Za to je odgovorna uprava.

Značajni incidenti moraju se prijaviti u dvije faze: rano upozorenje unutar 24 sata i potpunija obavijest unutar 72 sata. Nadzor je podijeljen među sektorskim nadzornicima, a nizozemsko tijelo za digitalnu infrastrukturu (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) pokriva digitalnu infrastrukturu i pružatelje digitalnih usluga. Započnite provjerom spadate li u područje primjene. To određuju veličina i sektor, a ne vaš vlastiti stav o tome koliko ste kritični.

umjetna inteligencija

Prema Zakonu EU o umjetnoj inteligenciji, zabrane zabranjenih praksi, obveze za modele umjetne inteligencije opće namjene i obveze transparentnosti za sustave koji komuniciraju s ljudima ili generiraju sintetički sadržaj već se primjenjuju. Režim visokog rizika odgođen je digitalnim omnibus paketom: do 2. prosinca 2027. za sustave navedene u Prilogu III. i do 2. kolovoza 2028. za umjetnu inteligenciju u proizvodima obuhvaćenim Prilogom I. Predložena Direktiva o odgovornosti za umjetnu inteligenciju povučena je, pa se odgovornost za štetu uzrokovanu umjetnom inteligencijom procjenjuje prema uobičajenim nizozemskim pravilima o deliktu, odgovornosti za proizvod i ugovoru.

Koje se porezne obveze, obveze izvješćivanja i sprječavanja pranja novca primjenjuju?

Svako poduzeće ima porezne obveze i, kao poslovno poduzeće ili nevladina organizacija, obvezu podnošenja godišnjih financijskih izvještaja. Obveze sprječavanja pranja novca primjenjuju se samo na određene institucije, ali ta je skupina šira nego što većina ljudi misli.

Ovisno o vašem pravnom obliku, plaćate porez na dobit ili porez na dohodak, kao i PDV, te zadržavate i plaćate poreze na plaće za svoje zaposlenike. Porezna i carinska uprava (Belastingdienst) upravlja svime ovim. Dužnost je proceduralna koliko i suštinska: točne i pravovremene prijave, potpune evidencije i administracija koja se može revidirati. Poslovne evidencije morate čuvati sedam godina, a podatke koji se odnose na nekretnine deset godina.

Law & More ne savjetuje o poreznom strukturiranju. Za vašu konkretnu poreznu poziciju potreban vam je porezni savjetnik. Razumna podjela posla je da porezni savjetnik određuje poziciju, a odvjetnik se bavi posljedicama ako uslijedi spor ili istraga.

Godišnji računi

BV ili NV mora pripremiti, usvojiti i podnijeti svoje godišnje financijske izvještaje Trgovačkoj komori (Kamer van Koophandel, KvK) najkasnije dvanaest mjeseci nakon završetka fiskalne godine. Zakašnjelo podnošenje više je od formalnosti. To je gospodarski prekršaj, a u kasnijem stečaju znači da se smatra da su direktori nepropisno obavljali svoje dužnosti prema članku 2:248 BW. Zakon tada pretpostavlja da je to bio važan uzrok stečaja, zbog čega direktori mogu postati osobno odgovorni za deficit. Društva koja kotiraju na burzi imaju dodatne dužnosti izvješćivanja i objavljivanja, koje nadzire Nizozemsko tijelo za financijska tržišta (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Protiv pranja novca

Zakon o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft) primjenjuje se na određene institucije. To uključuje banke, osiguravatelje i platne institucije, ali i računovođe, porezne savjetnike, javne bilježnike, odvjetnike za određene usluge, agente za nekretnine, trustove, pružatelje kripto usluga i trgovce koji prihvaćaju velike gotovinske uplate.

Njihove su dužnosti provjera klijenta temeljena na riziku, identificiranje i provjera krajnjeg stvarnog vlasnika (koji posjeduje više od 25%), kontinuirano praćenje i prijavljivanje neobičnih transakcija Jedinici za financijsku inteligenciju (FIU-Nederland). Nizozemski sustav zahtijeva prijavljivanje neobičnih transakcija, ne samo sumnjivih, što je namjerno niži prag. Nadzor je podijeljen između De Nederlandsche Bank (DNB), AFM-a, ureda za nadzor Wwft-a poreznih vlasti (Bureau Toezicht Wwft) i strukovnih tijela.

Pranje novca samo po sebi je kazneno djelo prema člancima 420bis do 420quater nizozemskog Kaznenog zakona (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft nameće samo preventivne dužnosti. Naš vodič o pranju novca u Nizozemskoj objašnjava kako se to dvoje uklapa. Ako vaše poduzeće rukuje digitalnom imovinom, pročitajte i našu napomenu o rizicima usklađenosti s kriptovalutama.

Sankcije

Poštivanje sankcija često se miješa sa sprječavanjem pranja novca, ali ono obvezuje svako poduzeće, ne samo određene institucije, i ne postoji izuzeće na temelju rizika. Ako trgujete preko granica, pogledajte naš vodič o poštivanju sankcija u Nizozemskoj . Obuhvaća provjeru, test vlasništva i kontrole te obveze izvješćivanja prema Zakonu o sankcijama iz 1977. (Sanctiewet 1977).

Što zahtijeva pravo konkurencije, pravo potrošača i ugovorno pravo?

Ne smijete se dogovarati s konkurentima o cijenama ili tržištima i ne smijete zloupotrijebiti dominantan položaj. Ako prodajete potrošačima, morate se pridržavati i pravila o potrošačima iz Knjige 6 i Knjige 7 nizozemskog građanskog zakonika.

Zakon o tržišnom natjecanju (Mededingingswet) odražava pravo EU o tržišnom natjecanju. Zabranjuje sporazume i usklađene prakse koji ograničavaju tržišno natjecanje i zlouporabu dominantnog položaja. Tijelo za potrošače i tržišta (Autoriteit Consument en Markt, ACM) provodi oboje, s ovlastima koje uključuju nenajavljene inspekcije poslovnih prostora i digitalnih podataka.

Pravi rizici su razmjena informacija unutar trgovinskog udruženja, dogovori o cijenama ili teritorijima između distributera, sporazumi o zabrani preprodaje između poslodavaca i održavanje preprodajne cijene predstavljene kao preporučena cijena. Kazne se temelje na prometu, a direktori mogu biti osobno kažnjeni za davanje uputa ili vođenje kršenja.

ACM također provodi pravo zaštite potrošača. Pravila o prodaji na daljinu, predugovornim informacijama, pravu na odustajanje od ugovora u roku od 14 dana, nepoštenim poslovnim praksama i nerazumno opterećujućim općim uvjetima primjenjuju se na svako poduzeće koje prodaje potrošačima. Provode se privatno, jer potrošač može poništiti nepoštenu odredbu, i javno, jer ACM može izreći novčane kazne. ACM također nadzire tržišta energije, telekomunikacija, pošte i prijevoza. Od stupanja na snagu Zakona o energiji (Energiewet) 1. siječnja 2026., primjenjuje taj zakon umjesto Zakona o električnoj energiji iz 1998. i Zakona o plinu.

Usklađenost s ugovorom

Poštivanje ugovora je tiho područje koje proizvodi većinu sporova. Prema članku 6:234 BW morate dostaviti svoje opće uvjete i odredbe prije ili kada je ugovor sklopljen; u suprotnom druga strana može poništiti klauzule. Zakonski rokovi teku bez obzira na to prati li ih netko ili ne. Kupac mora podnijeti pritužbu u razumnom roku nakon otkrivanja nedostatka, a zastarni rok se prekida samo pisanom obavijesti u kojoj jasno zadržavate svoje pravo na ispunjenje.

Dnevnik ugovornih i zakonskih rokova stoga je alat za usklađenost, a ne pravni detalj. Za ponavljajuće probleme u ovom području pogledajte naš pregled uobičajenih pravnih pitanja tvrtki.

Koja se pravila o zaštiti okoliša i proizvodima odnose na vas?

Aktivnosti koje utječu na fizički okoliš podliježu Zakonu o okolišu i planiranju (Omgevingswet), bilo prema općim pravilima ili prema dozvoli. Proizvodi koje stavljate na tržište EU moraju biti u skladu sa zakonodavstvom EU o proizvodima.

Omgevingswet primjenjuje se od 1. siječnja 2024. Spojio je bivše propise o planiranju, gradnji i zaštiti okoliša u jedan sustav. Općine, pokrajine i tijela za vodoprivredu su nadležna tijela, a regionalne službe za zaštitu okoliša (omgevingsdiensten) provode većinu inspekcija i provedbe. Ako vaše poduzeće rukuje otpadom, ispušta ga u vodu, emitira u zrak, skladišti opasne tvari ili koristi energetski intenzivna postrojenja, pretpostavite da ste obuhvaćeni zakonom i provjerite pravila.

Usklađenost proizvoda uvelike ovisi o EU-u. Da bi se proizvod stavio na tržište EU-a, mora ispunjavati primjenjivo usklađeno zakonodavstvo, nositi oznaku CE gdje je to potrebno, biti popraćen tehničkom dokumentacijom i imati odgovornog gospodarskog subjekta sa sjedištem u EU-u. Nizozemska agencija za sigurnost hrane i potrošačkih proizvoda (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) nadzire higijenu hrane, označavanje i sljedivost, kao i sigurnost potrošačkih proizvoda, igračaka i određenih drugih proizvoda. Inspektorat za ljudski okoliš i promet (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) nadzire prijevoz, pošiljke otpada, stanovanje i infrastrukturu.

Izvještavanje o održivosti i dubinska analiza

EU je suzio pravila o održivosti putem Omnibus I paketa, Direktive (EU) 2026/470. Direktiva o dubinskoj analizi (CSDDD) sada se primjenjuje samo na vrlo velike tvrtke, od 26. srpnja 2029.; države članice moraju je prenijeti do 26. srpnja 2028. Usklađeni režim građanske odgovornosti EU-a je ukinut, a kazne su ograničene na 3% svjetskog neto prometa. Opseg izvještavanja o održivosti (CSRD) također je smanjen na najveće tvrtke. Nizozemska provedba još uvijek sustiže, stoga provjerite trenutno stanje prije nego što se oslonite na stariji izvor.

Koje se dužnosti i licence za korporativno održavanje domaćinstva primjenjuju?

Svaki nizozemski pravni subjekt mora održavati svoju registraciju u Trgovinskoj komori ažurnom i registrirati svoje krajnje stvarne vlasnike. Ako ulazak na vaše tržište zahtijeva licencu, uvjeti licence su među vašim najvažnijim obvezama.

Trgovački registar (Handelsregister) mora sadržavati vaše trenutne direktore, ovlaštene potpisnike i registriranu adresu. Zastarjeli registar omogućuje da se bivši direktor trećim stranama predstavi kao još uvijek ovlašten. Krajnji stvarni vlasnici moraju biti zabilježeni u registru stvarnih vlasnika (UBO) koji vodi Trgovačka komora. Javni pristup tom registru zatvoren je nakon presude Suda EU od 22. studenog 2022., ali obveza registracije ostala je nepromijenjena. Nadležna tijela, a u definiranim okolnostima i Wwft institucije, i dalje imaju pristup.

Korporativno upravljanje dodaje još jedan sloj. Prema članku 2:239 BW (za BV) direktori moraju djelovati u interesu tvrtke i njezina poslovanja. Direktor sa sukobom interesa ne može sudjelovati u donošenju odluke. Režim velikih tvrtki (structuurregime) i Zakon o radničkim vijećima (Wet op de ondernemingsraden) donose vlastite zahtjeve za savjetovanje i odobrenje.

Sektorske licence su na vrhu. Financijske usluge zahtijevaju licencu prema Wft-u od DNB-a ili AFM-a. Igre na sreću zahtijevaju licencu od Nizozemske agencije za kockanje (Kansspelautoriteit). Pružatelji zdravstvene zaštite odgovaraju Inspektoratu za zdravstvo i skrb o mladima (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) i, za tarife i tržišno ponašanje, Nizozemskoj agenciji za zdravstvo (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Briga o djeci, privatno osiguranje, taksi prijevoz, obrada otpada i vatreno oružje imaju svoje režime. Kršenje uvjeta licence dovodi u opasnost samu licencu, ne samo vaše financije.

Tko što provodi?

Usklađenost postaje upravljiva kada možete imenovati autoritet koji stoji iza svake obveze. Ovo je radna mapa za većinu tvrtki:

• Nizozemska agencija za zaštitu podataka (AP): GDPR, obavijesti o povredi podataka i pritužbe ispitanika.
• Nizozemska agencija za rad: uvjeti rada, radno vrijeme, minimalna plaća, zapošljavanje stranih državljana i iskorištavanje rada.
• Tijelo za potrošače i tržišta (ACM): tržišno natjecanje, zaštita potrošača i regulirana tržišta energije, telekomunikacija, pošte i prijevoza.
• De Nederlandsche Bank i AFM: nadzor financijskih poduzeća pod okriljem Wft-a i nadzor Wwft-a nad institucijama koje su im dodijeljene.
• Porezna i carinska uprava, uključujući Bureau Toezicht Wwft: porezne prijave i plaćanja, vođenje evidencije i nadzor trgovaca i posrednika u svrhu sprječavanja pranja novca.
• FIU-Nederland: prima izvješća o neobičnim transakcijama i odlučuje koje se proglašavaju sumnjivima i prosljeđuju istražnim tijelima.
• NVWA: sigurnost hrane, sigurnost proizvoda, označavanje i dobrobit životinja.
• ILT: prijevoz, prijevoz otpada, voda i stanovanje.
• Općine, pokrajine i službe za zaštitu okoliša: dozvole i provedba prema Omgevingswetu.
• RDI i sektorski nadzornici kibernetičke sigurnosti: dužnost skrbi i izvještavanja o incidentima prema Cyberbeveiligingswetu.
• Carina (Douane) i Središnji ured za uvoz i izvoz (CDIU): carina, kontrola izvoza, dozvole za dvojnu namjenu i sankcije na granici.
• Sektorski regulatori: Kansspelautoriteit, IGJ i NZa, a od 2027. Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt za posrednike u radu.

Iza svih njih stoji kriminalni put. Zakon o gospodarskim prekršajima (Wet op de economische delicten, WED) pretvara kršenja mnogih regulatornih propisa u gospodarske prekršaje. Istražuje ih Služba za fiskalnu obavještajnu i istražnu djelatnost (FIOD) ili nadležni inspektorat, a kazneni postupak provodi specijalizirani ured Državnog odvjetništva (Functioneel Parket). Tako administrativni problem postaje kazneni i zato je vaš odgovor na prvi zahtjev nadređenog za informacijama pravna odluka, a ne operativna.

Koliko košta neispunjavanje obveza?

Kazna je vidljivi trošak, ali rijetko najveći. Gubitak licence, osobna odgovornost direktora i komercijalna šteta obično teže više.

Maksimalne kazne su visoke: do 20 milijuna eura ili 4% svjetskog prometa prema GDPR-u, kazne na temelju prometa u pravu tržišnog natjecanja i kategorije kazni prema WED-u koje se povećavaju s težinom prekršaja.

Drugi trošak je gubitak dozvole za rad. Nadzornik može suspendirati ili oduzeti dozvolu, izreći nalog podložan plaćanju kazne koja se nastavlja dok se ne pridržavate, zatvoriti prostorije ili zabraniti proizvod na tržištu. Za regulirano poslovanje to može biti egzistencijalno. Podnošenje prigovora ili žalbe ne odgađa takvu odluku; za to morate zatražiti od suca za prethodne mjere (voorzieningenrechter) privremenu mjeru.

Treći trošak je osobne prirode. Direktori mogu biti odgovorni tvrtki za nepravilno obavljanje svojih dužnosti prema članku 2:9 BW, trećim stranama za nezakonite radnje i stečajnoj masi ako računi nisu podneseni ili je upravljanje bilo neadekvatno. Prema članku 51 Sr, prekršaj koji je počinila tvrtka može se kazneno goniti i protiv osoba koje su dale upute ili zapravo vodile zabranjeno ponašanje. Vaša datoteka o usklađenosti tada postaje dokaz o pojedincima kao i o tvrtki.

Četvrti trošak je komercijalni. Banke preispituju odnos, osiguravatelji povećavaju premije ili povlače pokriće, natječaji zahtijevaju izjave koje više ne možete davati, kupci se pozivaju na prava revizije i raskida ugovora, a kupci vašeg poslovanja traže smanjenje cijena ili odštetu. Kao što objašnjava naša napomena o tome kako ostati ispred korporativne usklađenosti , održavanje ažurnosti daleko je jeftinije od popravljanja štete pod nadzorom.

Kako izgraditi program usklađenosti koji možete dokazati?

Započnite s registrom svojih obveza, procijenite rizike, ugradite kontrole u svoje procese i čuvajte dokaze da one funkcioniraju. Nadzornik gleda što ste učinili, a ne što piše u vašoj politici.

Registar obveza jedinstveni je popis svega što obvezuje vaše poslovanje, organiziran prema gore navedenim područjima. Za svaku obvezu bilježi izvor, nadređenog, internog vlasnika i dokaze koji pokazuju da se pridržavate obveza.

Procijenite rizike

Ocijenite svaku obvezu prema vjerojatnosti propusta i ozbiljnosti njegovih posljedica. Ozbiljnost nije samo financijska: ugrožena dozvola ima veći rang od veće kazne. Usredotočite svoje kontrole tamo gdje je ocjena najviša i zabilježite svoje obrazloženje.

Ugradite kontrole u svoje procese

Kontrole najbolje funkcioniraju kada se koriste bez potrebe da ih itko pamti. Primjeri su korak provjere sankcija prilikom prijema narudžbi, obavezno polje za zakonsku osnovu u vašem marketinškom alatu, odobrenje četiri oka za plaćanja iznad određenog iznosa i automatski podsjetnik za datume obnove dozvola. Obučite ljude koji donose relevantne odluke, kao što su prodaja za sankcije i ljudski resursi za zapošljavanje, te evidentirajte prisutnost. Dajte svakoj kontroli vlasnika s ovlastima i proračunom potrebnim za njezino funkcioniranje, koji izvještava članu uprave koji je odgovoran za cjelinu.

Pratite i čuvajte dokaze

Postavite raspored za interne provjere, pratite uzorak transakcija od početka do kraja barem jednom godišnje, evidentirajte incidente i zamalo promaše te pratite dok se svaki problem ne riješi. Izvještavajte upravni odbor prema utvrđenom rasporedu, ne samo nakon što nešto pođe po zlu.

Ako se ispostavi da je problem povreda sigurnosti, rano potražite savjet o tome poboljšava li dobrovoljno otkrivanje vašu poziciju. U nekim režimima to čini, ali samo ako se javite prije nego što nadređeni pronađe drugi način.

Što možemo učiniti za vas u pogledu usklađenosti sa zakonom?

Naši odvjetnici za usklađenost pomažu tvrtkama u Nizozemskoj u uspostavljanju i obrani njihove usklađenosti. U praksi mi:

• Izradite registar obveza po području, s izvorom, nadređenim i internim vlasnikom za svaku obvezu.
• Pregledajte svoju GDPR dokumentaciju i pomozite vam da obavijestite AP o povredi podataka unutar roka od 72 sata.
• Provjerite spadate li u područje primjene Cyberbeveiligingswet, Wwft ili sektorske licence.
• Pripremite svoj odgovor na zahtjev nadređenog za informacijama i procijenite hoće li vam dobrovoljno otkrivanje informacija pomoći.
• Sastavite mišljenje (zienswijze) ili prigovor (bezwaar) protiv novčane kazne ili naloga koji podliježe plaćanju penala u roku od šest tjedana za prigovor.
• Procijenite osobnu odgovornost vaših direktora prema člancima 2:9 i 2:248 BW-a.

Rezime

• Pravna usklađenost obuhvaća sva pravila koja obvezuju vaše poslovanje; regulatorna usklađenost je dio koji provodi imenovani nadzornik.
• Glavna područja su zapošljavanje, zaštita podataka i kibersigurnost, porezi i izvještavanje, sprječavanje pranja novca i sankcije, pravo tržišnog natjecanja i potrošačko pravo, okoliš i proizvodi te korporativno poslovanje.
• Svako područje ima svog nadzornika, a WED može prekršiti propise u kazneni postupak.
• Nepoštivanje propisa može vas koštati licence i dovesti do osobne odgovornosti direktora, ne samo novčanih kazni.
• Program funkcionira samo ako ima vlasnike, kontrole ugrađene u vaše procese i dokaze da oni funkcioniraju.

Često postavljana pitanja