E-adrese i opseg GDPR-a. Opća uredba o zaštiti podataka

Na 25th svibnja stupit će na snagu Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR). S obrokom GDPR-a, zaštita osobnih podataka postaje sve važnija. Tvrtke moraju uzeti u obzir više i strožija pravila u pogledu zaštite podataka. Međutim, različita pitanja nastaju kao rezultat pada GDPR-a. Za tvrtke može biti nejasno koji se podaci smatraju osobnim podacima i potpadaju pod područje primjene GDPR-a. To je slučaj s adresama e-pošte: smatra li se adresa e-pošte osobnim podacima? Podliježu li tvrtke koje koriste adrese e-pošte GDPR? Na ova će pitanja biti odgovoreno u ovom članku.

Osobni podaci

Da biste odgovorili na pitanje smatra li se adresa e-pošte osobnim podacima ili ne, potrebno je definirati izraz osobni podaci. Taj se pojam objašnjava u GDPR-u. Temeljem članka 4. pod GDPR-om, osobni podaci podrazumijevaju sve podatke koji se odnose na identificiranu ili prepoznatljivu fizičku osobu. Fizička osoba koja se može identificirati je osoba koja se može izravno ili neizravno identificirati, posebno u odnosu na identifikator poput imena, identifikacijskog broja, podataka o lokaciji ili mrežnog identifikatora. Osobni se podaci odnose na fizičke osobe. Stoga se podaci koji se odnose na umrle osobe ili pravne osobe ne smatraju osobnim podacima.

E-adrese i opseg GDPR-a

E-mail adresa

Now that the definition of personal data is determined, it needs to be assed if an email address is considered to be personal data. Dutch case law indicates that email addresses could possibly be personal data, but that this is not always the case. It depends whether or not a natural person is identified or identifiable based on the email address.[1] The way persons have structured their email addresses has to be taken into account in order to determine whether the email address can be seen as personal data or not. A lot of natural persons structure their email address in such a way that the address has to be considered personal data. This is for example the case when an email address is structured in the following way: firstname.lastname@gmail.com. This email address exposes the first and last name of the natural person that uses the address. Therefore, this person can be identified based on this email address. Email addresses that are used for business activities could also contain personal data. This is the case when an e-mail address is structured in the following way: initials.lastname@nameofcompany.com. From this email address can be derived what the initials of the person using the email address are, what his last name is and where this person works. Therefore, the person using this email address is identifiable based on the email address.

An email address is not considered to be personal data when no natural person can be identified from it. This is the case when for example the following email address is used: puppy12@hotmail.com. This email address does not contain any data from which a natural person can be identified. General email addresses that are used by companies, like info@nameofcompany.com, are also not considered to be personal data. This email address does not contain any personal information from which a natural person can be identified. Moreover, the email address is not used by a natural person, but by a legal entity. Therefore, it is not considered to be personal data. From Dutch case law can be concluded that email addresses can be personal data, but this is not always the case; it depends of the structure of the email address.

Postoji velika vjerojatnost da se fizičke osobe mogu prepoznati po adresi e-pošte koju koriste, što čini e-adrese osobnim podacima. Da biste adrese e-pošte klasificirali kao osobne podatke, nije važno koristi li tvrtka adrese e-pošte u svrhu identifikacije korisnika. Čak i ako tvrtka ne koristi adrese e-pošte u svrhu identifikacije fizičkih osoba, adrese e-pošte s kojih se mogu identificirati fizičke osobe i dalje se smatraju osobnim podacima. Nije svaka tehnička ili slučajna veza između osobe i podataka dovoljna da bi ih imenovala kao osobne podatke. Ipak, ako postoji mogućnost da se adrese e-pošte mogu koristiti za identifikaciju korisnika, primjerice za otkrivanje slučajeva prijevare, adrese e-pošte smatraju se osobnim podacima. Pri tome nije važno je li tvrtka u tu svrhu namjeravala koristiti adrese e-pošte ili ne. Zakon govori o osobnim podacima kada postoji mogućnost da se podaci mogu koristiti u svrhu koja identificira fizičku osobu. [2]

Posebni osobni podaci

Iako se adrese e-pošte većinom smatraju osobnim podacima, oni nisu posebni osobni podaci. Posebni osobni podaci jesu osobni podaci koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili trgovačko članstvo, te genetski ili biometrijski podaci. To proizlazi iz članka 9 GDPR. Također, adresa e-pošte sadrži manje javnih informacija nego na primjer kućna adresa. Teže je steći znanje o nečijoj adresi e-pošte od njegove kućne adrese, a o velikom dijelu korisnika korisnika adrese e-pošte ovisi hoće li se adresa e-pošte objaviti ili ne. Nadalje, otkrivanje adrese e-pošte koja je trebala ostati skrivena ima manje ozbiljne posljedice od otkrivanja kućne adrese koja bi trebala ostati skrivena. Lakše je promijeniti adresu e-pošte nego kućna adresa i otkrivanje adrese e-pošte može dovesti do digitalnog kontakta, dok otkrivanje kućne adrese može dovesti do osobnog kontakta. [3]

Obrada osobnih podataka

Ustanovili smo da se adrese e-pošte većinu vremena smatraju osobnim podacima. Međutim, GDPR se odnosi samo na tvrtke koje obrađuju osobne podatke. Obrada osobnih podataka postoji u svakoj radnji s obzirom na osobne podatke. To je dalje definirano u GDPR-u. Prema članku 4 pod 2 GDPR, obrada osobnih podataka podrazumijeva svaku operaciju koja se vrši na osobnim podacima, bez obzira je li automatskim ili ne. Primjeri su prikupljanje, snimanje, organiziranje, strukturiranje, pohrana i uporaba osobnih podataka. Kada tvrtke obavljaju gore navedene aktivnosti u vezi s adresama e-pošte, obrađuju osobne podatke. U tom slučaju oni podliježu GDPR-u.

Zaključak

Ne smatra se da se svaka adresa e-pošte smatra osobnim podacima. Međutim, adrese e-pošte smatraju se osobnim podacima kada pružaju prepoznatljive podatke o fizičkoj osobi. Mnogo je adresa e-pošte oblikovano na način da se fizička osoba koja koristi adresu e-pošte može prepoznati. To je slučaj kada adresa e-pošte sadrži ime ili radno mjesto fizičke osobe. Stoga će se mnoštvo adresa e-pošte smatrati osobnim podacima. Tvrtke je teško napraviti razliku između adresa e-pošte koje se smatraju osobnim podacima i e-mail adrese koje nisu, jer to u potpunosti ovisi o strukturi adrese e-pošte. Stoga je sigurno reći da će tvrtke koje obrađuju osobne podatke naići na adrese e-pošte koje se smatraju osobnim podacima. To znači da ta poduzeća podliježu GDPR-u i trebala bi provoditi politiku privatnosti koja je u skladu s GDPR-om.

[1] ECLI: NL: GHAMS: 2002: AE5514.

[2] Kamerstukken II 1979/80, 25 892, 3 (MvT).

[3] ECLI: NL: GHAMS: 2002: AE5514.

Udio