Poslodavci obrađuju mnogo podataka o svojim zaposlenicima tijekom vremena. Svi ti podaci pohranjuju se u personalni dosje. Ova datoteka sadrži važne osobne podatke i zbog toga je bitno da se to učini sigurno i ispravno. Koliko dugo poslodavci smiju (ili, u nekim slučajevima, moraju) čuvati te podatke? U ovom blogu možete pročitati više o zakonskom razdoblju čuvanja dosjea o osoblju i kako s njime postupati.
Što je personalni dosje?
Kao što je već spomenuto, poslodavac se često mora baviti kadrovskim podacima svojih zaposlenika. Ovi podaci moraju biti pravilno pohranjeni i potom uništeni. To se radi putem osobnog dosjea. To uključuje podatke o imenu i adresi zaposlenika(a), ugovore o radu, izvješća o učinku itd. Ovi podaci moraju biti u skladu sa zahtjevima prema AVG propisima i moraju se čuvati određeno vremensko razdoblje.
(Ako želite znati ispunjava li vaš osobni dosje zahtjeve AVG-a, pogledajte našu kontrolnu listu za osobni dosje AVG ovdje)
Zadržavanje podataka zaposlenika
AVG ne daje posebna razdoblja zadržavanja osobnih podataka. Nema jednostavnog odgovora na rok čuvanja osobnog dosjea, jer se on sastoji od različitih vrsta (osobnih) podataka. Za svaku kategoriju podataka primjenjuje se različito razdoblje čuvanja. Također utječe na to je li osoba još uvijek zaposlena ili je napustila posao.
Kategorije razdoblja čuvanja
Kao što je gore navedeno, postoje različita razdoblja čuvanja koja se odnose na čuvanje osobnih podataka u osobnom dosjeu. Dva su kriterija koja treba uzeti u obzir, naime je li zaposlenik još uvijek zaposlen ili je napustio posao. Sljedeće pokazuje kada određene podatke treba uništiti, odnosno zadržati.
Trenutni osobni dosje
Za podatke koji se nalaze u trenutnom dosjeu zaposlenika koji je još uvijek zaposlen nisu postavljena fiksna razdoblja čuvanja. AVG samo nameće obvezu poslodavcima da 'ažuriraju' dosjee osoblja. To znači da je sam poslodavac dužan odrediti rok za povremeni pregled kadrovskih dosjea i uništavanje zastarjelih podataka.
Pojedinosti o prijavi
Podaci o prijavi koji se odnose na kandidata koji nije zaposlen moraju se uništiti u roku od najviše 4 tjedna nakon završetka procedure prijave. Pod ovu kategoriju spadaju podaci poput motivacijskog ili molbenog pisma, životopisa, izjave o ponašanju, korespondencije s kandidatom. Uz suglasnost podnositelja zahtjeva moguće je čuvanje podataka oko 1 godine.
Proces reintegracije
Kada zaposlenik završi proces reintegracije i vrati se na svoje radno mjesto, primjenjuje se maksimalno razdoblje zadržavanja od 2 godine nakon završetka reintegracije. Od ovoga postoji iznimka kada je poslodavac samoosiguratelj. U tom slučaju primjenjuje se rok čuvanja od 5 godina.
Najviše 2 godine nakon prestanka radnog odnosa
Nakon što zaposlenik napusti radni odnos, najveći dio (osobnih) podataka u personalnom dosjeu podliježe razdoblju čuvanja do 2 godine.
Ova kategorija uključuje:
- Ugovori o radu i izmjene i dopune istih;
- Korespondencija u vezi s ostavkom;
- Izvješća o procjenama i pregledima učinka;
- Dopisivanje vezano uz promaknuće/degradiranje;
- Dopis o bolesti od UWV i liječnika tvrtke;
- Izvješća vezana uz Gatekeeper Improvement Act;
- Ugovori o članstvu u radničkom vijeću;
- Kopija potvrde.
Najmanje 5 godina nakon prestanka zaposlenja
Određeni podaci o osobnom dosjeu podliježu razdoblju čuvanja od 5 godina. Poslodavac je stoga te podatke dužan čuvati 5 godina nakon prestanka radnog odnosa radnika. To su sljedeći podaci:
- Izjave o porezu na plaće;
- Kopija identifikacijske isprave zaposlenika;
- Podaci o etničkoj pripadnosti i podrijetlu;
- Podaci vezani uz poreze na plaće.
Te podatke stoga treba čuvati najmanje pet godina, čak i ako se zamijene novim izjavama u osobnom dosjeu.
Najmanje 7 godina nakon prestanka zaposlenja
Zatim, poslodavac ima i tzv. 'obvezu zadržavanja poreza'. Time se poslodavac obvezuje na vođenje svih osnovnih evidencija u razdoblju od 7 godina. Dakle, ovo uključuje osnovne podatke, ovrhe nad plaćom, evidenciju plaća i ugovore o plaćama.
Isteklo razdoblje čuvanja?
Kada istekne maksimalan rok čuvanja podataka iz kadrovskog dosjea, poslodavac više ne smije koristiti podatke. Ti podaci tada trebaju biti uništeni.
Kada istekne minimalno razdoblje čuvanja, poslodavac svibanj uništiti ove podatke. Izuzetak je kada je isteklo minimalno razdoblje čuvanja podataka, a zaposlenik zatraži uništavanje podataka.
Imate li pitanja o razdobljima čuvanja dosjea osoblja ili razdobljima čuvanja drugih podataka? Ako je tako, kontaktirajte nas. Naše odvjetnici za zapošljavanje rado će vam pomoći!